Einladungen fürs Firmenevent outdoors mit Regenplan

Donnerstag, 15 Uhr, das Sommerfest der Firma läuft seit einer Stunde. Die Tische stehen auf der Wiese hinter dem Büro, der Grill ist an, und auf dem Handy aus der Orga steht: Regen ab 16 Uhr, 80 Prozent. In der Einladung fürs Firmenevent im Freien steht ein Ort. Die Wiese.

Jetzt beginnt das Herumschreiben. Sechzig Leute einzeln fragen, ob sie trotzdem kommen, und wer niemanden erreicht, kommt eben nicht. Das lässt sich vermeiden: Der Regenplan gehört von Anfang an in die Einladung, nicht in eine Nachricht, die jemand am Nachmittag hinterherschickt.

Firmenevent im Freien: der Regenplan steht in der Einladung

Bei Send The Joy ist die Einladung eine Seite mit Szenen. Du legst eine Szene an, nennst sie „Regenplan“ und schreibst hinein, was bei Regen gilt: gleiche Uhrzeit, andere Adresse. Dazu ein Satz, der nichts offen lässt.

• Szene „Regenplan“ mit Ausweichzeit und überdachter Adresse, zum Beispiel 18 Uhr im Saal im Erdgeschoss.
• Ein klarer Satz: „Bei Regen ziehen wir in den Saal, das Fest fällt nicht aus.“
• Kein „Wir melden uns dann“ – sonst sitzen alle bis zum Nachmittag auf gepackten Sachen.
• Uhrzeit, Adresse oder Karte ändern: Der Link bleibt derselbe, eure Gäste sehen die neue Fassung.

Zwei Punkte auf der Karte, ein Tropfen Regen

Zeig beide Orte: die Wiese und den Saal, 40 Meter weiter. Auf der Karte stehen zwei Punkte, und in der Einladung die praktischen Sachen. Wo geparkt wird. Welche Bahn oder welcher Bus hält. Wo Jacken und Taschen bleiben, wenn es nass wird.

Wenn sich der Zugang ändert, anderer Eingang oder anderer Parkplatz, bearbeitest du die Karte im Joy Studio. Der Link bleibt gleich. Niemand druckt einen Zettel nach, niemand bekommt einen zweiten Umschlag.

Ein Regenplan ist keine schlechte Nachricht. Er ist die Zusage, dass das Fest stattfindet.

Kein PNG im Gruppenchat, sondern ein Link mit RSVP

Ein Bild im Chatverlauf rutscht zwischen Sprachnachrichten durch und sammelt keine Zusagen. Ein Link sammelt beides: Er zeigt die Einladung, und darunter sitzt das RSVP. Die Fragen stellst du selbst ein – Teilnahme und Name reichen. Die Antworten landen in einer geordneten Liste in der Einladung, nicht in zwanzig Chats. Denselben Link hängst du als QR-Code im Büro aus. Automatische Erinnerungen gibt es nicht, also versprich auch keine: Wer sich nicht meldet, wird nicht automatisch erinnert.

Szenen, die nach Wiese und Saal riechen

Bis zu sechs eigene Fotos passen in die Einladung: eines von der Wiese, eines vom Team auf der Terrasse, eines vom Saal für den Regenfall. Du markierst das Titelbild und tauschst es aus, wenn der Wetterbericht kippt – die anderen Szenen bleiben, wie sie sind. Musik läuft beim Öffnen des Links, leise genug, dass sie den Text nicht übertönt.

Legt die Einladung für euer Firmenevent im Freien an, hängt die Szene „Regenplan“ dran und testet das Design gratis, bevor ihr zahlt. Danach veröffentlicht ihr für 29,99 EUR, einmalige Zahlung. Und wenn der Wetterbericht drei Tage vorher kippt, ändert ihr die Adresse, ohne einen einzigen Gast neu anzuschreiben.