Einladungen fürs Firmenevent Olivenölverkostung: acht pro Tisch

Es ist 18:52. Im Besprechungsraum stehen acht kobaltblaue Gläser in einer Reihe auf weißem Tuch, daneben acht Wassergläser, ein Korb mit Brotstücken, vier Flaschen Öl. Zwei Kolleginnen stehen an der Tür und schreiben eine Nachricht: Wo genau ist der Raum? In diesem Moment hat die Verkostung schon begonnen – nur nicht mit dem ersten Öl.

Wer Einladungen fürs Firmenevent Olivenölverkostung aufsetzt, plant keine Deko, sondern Logistik: wie viele Gläser kalt stehen, wie viel Brot geschnitten ist, wann es wirklich losgeht. Das lässt sich vorher auf einer Seite klären, die jeder am Handy öffnet.

Einladungen fürs Firmenevent Olivenölverkostung: acht pro Tisch, nicht zwölf

Jede Person braucht ein Glas, ein Wasserglas und ein Stück Brot. Bei acht Leuten pro Tisch hält der Rhythmus: alle riechen, schmecken und schlucken ungefähr gleichzeitig. Bei zwölf stehen die Hände an, und nach fünf Minuten reden die ersten zwei über das Wochenende. Ab dreißig Gästen sind zwei Durchgänge mit genauer Uhrzeit im Link besser als eine lange Runde, die aus dem Takt kommt: 18:30 für die erste Gruppe, 20:00 für die zweite. Plane auch den Tisch der Person, die durch die Reihe führt: eine Flasche pro Öl, ein Becher zum Ausspucken, Platz für die Brotplatte, ohne dass sie in die Verkostungsfläche ragt.

• Ein Glas pro Person, ein Wasserglas pro Person, ein kleines Glas für jedes Öl der Reihe.
• Blaue Gläser: sie nehmen die Farbe aus dem Urteil, und man bewertet das Öl nach Duft und Geschmack.
• Neutrales Brot in mundgerechten Stücken, ein bis zwei pro Person, im Korb neben dem Tisch statt darauf.
• Ein Schild pro Tisch mit Name und Sorte jedes Öls, damit niemand fragen muss, was im Glas ist.

Die Einladung ist Programm und Einkaufsliste in einem

Drei Angaben müssen aus dem ersten Bildschirm sichtbar sein: Ankunft, Beginn der Verkostung, Dauer. Dazu die Adresse als Link zur Karte und in einer Zeile die Info zu Parkplatz oder S-Bahn. Das klingt selbstverständlich, spart am Abend aber die zwei Nachrichten, die immer kommen. Nimm eine Zeile Kontext mit: vier Öle, drei Sorten, neutrales Brot. Wer weiß, was gleich kommt, riecht aufmerksamer.

Die Zusagen landen in einer geordneten Liste in derselben Einladung, die du verschickt hast. Am Vorabend sortierst du die Acht-Tische direkt darin, ohne eine Tabelle daneben zu führen. Die Frage im Formular stellst du passend zum Anlass, zum Beispiel: Kommst du allein oder mit Begleitung – und wie heißt sie? Damit sind Gedeck und Glas gezählt. Wer den Link öffnet, muss nichts installieren.

Am Tag der Verkostung zählt nicht die Dekoration, sondern wer wann wo sitzt und was im Glas ist.

Brot, blaue Gläser, kein Parfüm: was vor dem Eintritt zählt

Schreib eine Zeile dazu, dass mit Brot und Wasser verkostet wird. Wer gerade etwas Scharfes gegessen hat, schmeckt das Öl anders, und wer das vorher weiß, kommt nicht mit dem Mittagessen im Mund. Bitte außerdem, auf starkes Parfüm und parfümierte Handcreme zu verzichten, und Kleidung zu wählen, der ein Tropfen Öl am Ärmel nichts ausmacht. Nach der Arbeitszeit reichen zwei Wörter zum Dresscode: Hemd ja, Krawatte nein.

Raum oder Uhrzeit ändern, ohne etwas neu zu verschicken

Wandert die Verkostung vom großen Saal in den Besprechungsraum, änderst du Ort und Karte, und der Link bleibt derselbe: niemand bekommt eine Korrektur-Mail. Eine verschobene Startzeit steht wenige Sekunden später in der Einladung, für alle, die sie an diesem Nachmittag öffnen. Braucht die Geschäftsleitung eine Seite zum Ablegen, ist die vernünftige Mischung: Link für alle, ein paar Blätter Papier für die, die sie behalten wollen.

Am Tag der Verkostung entscheiden die kleinen Dinge: wie viele Gläser kalt stehen, welches Brot geschnitten ist, wann es wirklich losgeht. Wenn die Einladung diese Arbeit vorher gemacht hat, bleibt nur noch das Öffnen der Flaschen.