Einladungen für Firmenevents im Stadion: Block und Eingang

Dienstag, 18:40, Vorplatz von einem Stadion. Ein paar Dutzend Leute aus zwei Standorten stehen mit derselben Einladung auf dem Handy da. Darin steht: Einlass ab 18:30. Was nicht dasteht: welcher Eingang. Also ruft jemand im Büro an, wo die Assistentin gerade selbst in der Schlange steht. Zwei Kollegen laufen zum Nordtor und wieder zurück. Anpfiff ist um 20:30, aber der Abend hat schon schief angefangen.

Einladungen für ein Firmenevent im Stadion stehen und fallen mit drei Angaben: Eingang, Block, Einlasszeit. Nicht die Uhrzeit des Anpfiffs, sondern das Fenster, in dem die Drehkreuze offen sind. Das ist keine Formalität. Das ist der Text, den deine Gäste wirklich lesen: im Stehen, im Treppenhaus, auf der Rolltreppe.

Eingang, Block und Einlasszeit: Einladungen für Firmenevents im Stadion

Schreib nicht «Einlass ab 18:30», sondern «Eingang Nord, Block B, Einlass 18:30 bis 19:15». Der erste Satz lässt den Gast den Eingang selbst raten und am Ende bei dir anrufen. Der zweite sagt ihm, wo er hingeht und wann er dort stehen soll. Bei Stadien mit Ringen und getrennten Bereichen gehört dazu, wer über welche Seite reinkommt: Wer im Norden parkt, geht nicht durch dasselbe Tor wie die Runde auf der Gegentribüne.

• Eingang, Block und das Zeitfenster für den Einlass — nicht nur den Beginn des Abends.
• Name des Stadions mit Adresse und Stadt, nicht der Spitzname, den nur ihr intern verwendet.
• Zu Fuß vom Parkplatz und von der nächsten Haltestelle zu genau diesem Eingang.
• Eine Nummer, die am Abend abgenommen wird, von jemandem, der das Event kennt.

Der Link, der die Uhrzeit ändert, ohne dass du etwas nachschickst

Der Verein schiebt den Einlass auf 19:00. Auf Papier heißt das: neu drucken, neue Kuverts, ein verlorener Nachmittag im Empfang. Bei einer digitalen Einladung öffnest du den Editor und änderst die Uhrzeit. Der Link, den alle schon in der Hand haben, zeigt beim nächsten Öffnen die neue Zeit. Kein zweiter Anhang, kein «Achtung, Korrektur» im Betreff.

Gleich funktioniert es mit dem Eingang, dem Anfahrtsweg, dem Dresscode oder der Uhrzeit, zu der das Essen nach dem Spiel beginnt. Ändern, speichern, fertig — auch wenn jemand die Einladung längst weitergeleitet hat. Der Link bleibt derselbe.

Der Gast sucht keine Ausrede, er sucht seinen Eingang. Schreib Eingang, Block und Einlasszeit hin, dann sucht niemand mehr.

Zusagen sammeln, ohne in zwei Chats nachzuzählen

Nach dem Versenden beginnt der zweite Teil: ein langer Chat, dazwischen «komm später», «weiß noch nicht», ein Video und zwei Umfragen. Freitagabend sitzt jemand hin und tippt eine Liste von Hand. Die Zusagen können stattdessen in der Einladung selbst ankommen, in einer Liste, in der man sieht, wer geantwortet hat. Die Fragen im Formular stellst du vorher ein: Name, Abteilung oder Firma, und ob jemand Begleitung mitbringt.

Dresscode, Anfahrt und wer am Abend das Handy abnimmt

«Dunkler Anzug, keine Krawatte» oder «Turnschuhe, wir gehen auf den Rasen» — ein konkreter Satz spart dir das Gruppenfoto mit der halben Abteilung in Jeans. Dazu die Anfahrt: nächste S-Bahn oder U-Bahn, Taxistand, Parkplätze am Stadion und durch welchen Eingang man von der Haltestelle aus geht. Und eine Nummer für den Abend. Vor einem Stadiontor suchst du nicht im Internet, wenn du zu spät bist.

Bevor du die Gästeliste schließt, lies deine Einladung einmal so, als wüsstest du nichts: Steht dort Eingang, Block und Einlasszeit? Das ist das Einzige, was der Gast nicht selbst herausfinden kann. Mit einer digitalen Einladung für 29,99 EUR bekommst du eine eigene Seite, die du nach dem Versenden noch ändern kannst, mit den Zusagen an einer Stelle und ohne Papier. Und wenn euer Team in zwei Ländern sitzt: Die Seite gibt es in sieben Sprachen, die Inhalte der Einladung stellst du pro Sprache ein.