Einladungen fürs Firmenevent im Kino: Saal und RSVP

Es ist 18:40, du stehst im Foyer von Kino Nord, und im Chat der Firma fragt jemand, ob es jetzt Saal 3 oder Saal 5 ist. Zwei Kollegen mit Kaffeebechern stehen an der falschen Tür. Die Einladung zum Firmenevent im Kino ist seit Wochen draußen, nur die zwei Angaben, die zählen, fehlen.

Eine solche Einladung hat genau zwei Aufgaben: sagen, wo man hin muss, und wissen, wer kommt. Musik, Fotos und der Satz auf der Titelseite sind Zugabe. Zwei Angaben entscheiden, ob der Abend ruhig anfängt.

Firmenevent im Kino: Saal und Uhrzeit zuerst, dann das Design

Kinoname und Saalnummer sind das, was Gäste mit dem Daumen im Handy suchen. Steht „Kino Nord, Saal 5“ nicht in der Einladung, landet die Frage im Firmenchat. Trennt außerdem, wann die Türen aufgehen und wann die Projektion startet: „Akkreditierung 18:30, Projektion 19:00“ löst beides – die einen kommen mit dem Kaffee an, die anderen verpassen die erste Minute nicht. Und schreibt die richtige Tür dazu. Liegt das Kino in einem Einkaufszentrum, führen die Parkhaus-Einfahrt und der Straßeneingang nicht an denselben Punkt.

• Kinoname und Saalnummer ausgeschrieben: „Kino Nord, Saal 5“ – nicht „wie beim letzten Mal“.
• Zwei Uhrzeiten: Einlass 18:30, Projektionsbeginn 19:00.
• Die richtige Tür und, falls nötig, das Parkhaus.
• Ein Satz, der sagt, was der Abend ist und für wen.

Das RSVP ist die echte Platzzahl

Die Rückmeldung entscheidet, wie viele Plätze im Saal gebraucht werden. Ein Formular mit Name, Firma und Funktion und einer Frage mit einer einzigen Auswahl reicht: „Ich komme“, „Ich komme nicht“, „Ich komme mit Begleitung“.

Die Bestätigungen landen in einer sortierten Liste in derselben Einladung. Niemand muss am Nachmittag vor dem Event Antworten per WhatsApp einsammeln. Die Fragen des Bestätigungsformulars werden einzeln eingestellt: Wer danach noch zum Umtrunk bleibt, wird im selben Moment gefragt und nicht zwei Tage später in einer zweiten Nachricht.

Saal und Rückmeldung stehen im selben Link. Am Veranstaltungstag muss dann niemand mehr nachfragen.

Saalwechsel ohne etwas neu zu verschicken

Wenn das Kino die Projektion von Saal 3 in Saal 5 verschiebt, änderst du die Szene, und der Link bleibt derselbe. Es gibt keine zweite Mail, die keiner mehr öffnet. Uhrzeit, Karte, Dresscode oder der Satz auf der Titelseite sind sofort aktuell, und die Gäste sehen immer die gültige Fassung. Das schützt auch die WhatsApp-Nachricht, die längst durch die Firma läuft: Der alte Link öffnet die neue Einladung.

Ein Link, ein QR-Code, keine App

Der Gast öffnet den Link im Browser des Handys und bestätigt dort. Keine App, kein Konto, kein Suchen zwischen Bildschirmen. Der QR-Code auf der Akkreditierung oder am Eingang führt auf dieselbe Seite, also kann auch bestätigen, wer die Mail nicht dabei hat. Bis zu sechs eigene Fotos – die Kinofassade, das Team, die Ausgabe vom letzten Jahr – machen aus der Titelseite keine generische Einladung.

Gedruckt wird trotzdem nichts. Die Einladung ist digital, ohne Papier und ohne Versand. Wenn die Geschäftsführung eine Kopie für den Ordner will, druckt man ein paar Seiten – oder kombiniert: Link für alle, Papier nur für die, die es aufbewahren, etwa einen Sponsor oder den Gastredner.

Mit Saal und RSVP im selben Link bleibt am Tag der Veranstaltung nur noch, die Tür zu öffnen und Leute zu begrüßen. Die digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, lässt sich kostenlos im Testmodus ausprobieren und mit einem Klick veröffentlichen.