Einladungen fürs Firmenevent mit Food Trucks: ohne Schlange

Es ist 19:04 Uhr. Der erste Truck hat gerade die Klappe hochgezogen, und vor der Theke steht fast die komplette Belegschaft. Dreißig Meter weiter wartet der zweite Truck — niemand weiß, dass dort erst ab 20:30 Uhr ausgegeben wird. Um 21:00 ist das erste Essen kalt.

Das entscheidet sich nicht am Abend selbst. Es entscheidet sich vorher, an drei Stellen: bei der Ausgabezeit pro Truck, bei den Fragen in der Einladung und bei der Karte, die deine Gäste auf dem Handy öffnen. Wer diese drei Dinge vorher sortiert, hat am Abend nur noch eine Aufgabe — selbst etwas zu essen.

Einladungen fürs Firmenevent mit Food Trucks: die Uhrzeit steht zuerst

Bevor du eine Uhrzeit in die Einladung schreibst, frag jeden Truck, wie viele Portionen er pro Stunde tatsächlich schafft. Diese Zahl ist deine Grundlage, nicht der Wunsch. Ein Truck, der 80 Essen in der Stunde ausgibt, braucht bei 100 Gästen mehr als eine Stunde — und nicht die dreißig Minuten, die auf der Einladung besser aussehen würden. Pass die Ausgabezeit an das echte Tempo an.

• Zwei gestaffelte Ausgabezeiten, etwa 19:00 und 20:30, verteilen 200 Gäste auf zwei Wellen. Eine einzige Zeit schickt alle gleichzeitig zum ersten Truck.
• Die erste Welle füllst du mit denen, die früh weg müssen, und mit dem Team, das danach noch abbaut.
• Die zweite Welle ist für alle, die direkt aus dem Büro kommen und eine Stunde später eintreffen.
• Schreib an jeden Truck, was er ausgibt und ab wann — sonst läuft die halbe Belegschaft mit dem Teller quer über den Hof.

Die Einladung zählt die Zusagen, nicht der WhatsApp-Verlauf

Stell die RSVP-Fragen so ein, dass nur drinsteht, was du wirklich brauchst: kommt die Person, wie heißt sie, bringt sie jemanden mit. Mehr nicht. Menü und Allergien klärst du direkt mit den Trucks, nicht über das Formular — das hält die Liste kurz und die Antworten brauchbar.

Jede Zusage landet in einer sortierten Liste innerhalb der Einladung. Nicht in einem Chat mit 180 Nachrichten, in dem am Ende niemand mehr weiß, wer zugesagt hat. Die Fragen kannst du auch nach dem Veröffentlichen noch ändern, ohne dass sich der Link ändert und ohne dass du jemanden erneut anschreiben musst.

Der Abend geht nicht schief, weil drei Trucks da sind. Er geht schief, weil alle zur selben Minute vor demselben Truck stehen.

Uhrzeit, Karte und Treffpunkt: was sich am Vortag noch ändert

Der Truck meldet sich um 17 Uhr und kommt eine Stunde später. Du änderst im Editor die Uhrzeit und die Szene mit der Karte, und der Link, den alle schon haben, zeigt genau diese neue Version. Wer die Einladung um 20 Uhr öffnet, sieht den aktuellen Stand — nicht den aus der Mail von vor drei Wochen.

Drei Trucks, drei Rhythmen: verteilt den Platz im Hof

Lass zwischen zwei Trucks eine Zone mit Stehtischen frei. Sonst schiebt sich eine einzige Schlange in dieselbe Ecke des Hofes. Und reservier eine überdachte Fläche: Food-Truck-Essen wird im Stehen und draußen gegessen, und der Regen um 20 Uhr kündigt sich nicht an.

Für dich als Organisation bleibt eine gedruckte Kopie mit Plan und Ausgabezeiten — in der Hand der Person, die mit den Trucks spricht. Alle anderen bekommen einen Link oder einen QR-Code, der in jedem Browser aufgeht, ohne App. Such ein Design aus, probier die Titelseite gratis und veröffentliche, sobald die Ausgabezeiten stehen. Für 29,99 EUR öffnen deine 200 Gäste denselben, aktualisierten Link — und du musst nichts nachdrucken oder neu verschicken.