Einladungen fürs Firmenevent im Botanischen Garten

Donnerstag, 16:40. Der Firmenchat hat 47 ungelesene Nachrichten, und irgendwo dazwischen steht, dass der Treffpunkt jetzt am Seiteneingang liegt. Eine Kollegin fragt, ob die Führung um 10 oder um 11 Uhr startet. Der Caterer braucht bis Freitag die Zahl der Zusagen. Bei einem Firmenevent im Botanischen Garten wächst nichts schneller als die Verwirrung, wenn die Informationen über vier Apps verteilt sind.

Die Lösung ist unspektakulär: eine Seite, ein Link, alle Antworten an einem Ort. Hier steht, wie du das aufsetzt, ohne dich in Details zu verlieren.

Erst die Zeiten, dann das Design

Kläre zuerst drei Uhrzeiten: Ankunft, Beginn der Aktivität und Schluss. Schließt der Garten um 19:00, muss der letzte Anstoß um 18:15 fallen, nicht um 18:50. Alles andere ergibt sich aus dieser Reihenfolge.

• Drei Fixpunkte notieren und jeden Block mit echter Dauer füllen. Ein 30-Minuten-Workshop passt nicht, wenn die Gruppe 15 Minuten bis zum Gewächshaus läuft.
• Zwischen zwei Stationen 10 Minuten Puffer einplanen. Der Weg vom Rosengarten zum Seminargebäude ist kein Loch im Programm, sondern Teil des Events.
• Führungen in Schichten denken: zwei Gruppen à 20 Personen laufen entspannter durch ein schmales Beet als 40 auf einmal.
• Zeiten zuerst festlegen, dann in die Einladung schreiben. Später ändern geht jederzeit, der Link bleibt derselbe.

Kapazität und Regenplan klärst du mit dem Garten

Frag beim Botanischen Garten nach der Höchstzahl pro Raum, nicht nur nach der Gesamtzahl. Wer schätzt, steht am Ende mit zu vielen Stühlen im Gewächshaus. Und plane mit Puffer: Bei 80 Plätzen verschickst du keine 80 Einladungen, sondern sammelst über das RSVP die echten Zusagen ein.

Der Regenplan muss konkret sein. Nicht 'bei schlechtem Wetter drinnen', sondern: Gewächshaus, Eingang Nord, 10:00. Schreib ihn von Anfang an in die Einladung statt in eine Extra-Mail. Wenn sich Uhrzeit oder Treffpunkt verschieben, bearbeitest du die Einladung, und der Link bleibt gleich.

Ein Firmenevent im Botanischen Garten scheitert selten am Konzept. Es scheitert an einer Uhrzeit, die niemand findet.

Einladungen fürs Firmenevent im Botanischen Garten: ein Link statt Anhang

Verteile den Link über den internen Verteiler, häng einen QR-Code ins Büro oder schick ihn in den Firmenchannel. Niemand installiert etwas: Die Einladung öffnet im Browser, auf dem Handy, und die Zusage ist zwei Tipps entfernt. Du gestaltest die Szenen mit bis zu sechs eigenen Fotos, dazu Karte, Dresscode und eine Begrüßungszeile. Die Fragen im RSVP stellst du selbst: Name, Teilnahme, Führungsschicht. Die Antworten landen sortiert in derselben Einladung.

Eine Einladung bei Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Du wählst ein Design, probierst die Titelseite kostenlos aus und füllst danach alle Szenen. Kurz, konkret, mit Uhrzeit und Treffpunkt – dann findet sich auch der Seiteneingang von selbst.