Einladung zur jährlichen Vertriebskonferenz: was rein muss

Montag, 8:12 Uhr, im Zug nach Köln. Im Teamchat steht ein Link, und vier Leute haben ihn schon geöffnet, bevor die Teamleitung ihre Mail mit dem Ablauf verschickt. Genau so sollte eine Einladung zur jährlichen Vertriebskonferenz ankommen: als Seite, die man antippt, nicht als PDF im Anhang, das nach zwei Tagen niemand mehr findet.

Ein PDF wird einmal gelesen und danach gesucht. Eine Einladung aus Szenen wird genau dann aufgerufen, wenn jemand wissen will, wann es losgeht, welcher Raum es ist und ob der Team-Abend stattfindet. Die Gäste brauchen dafür keine App — der Link öffnet sich im Browser, auf dem Handy oder am Laptop. Der Unterschied liegt nicht im Design, sondern darin, ob die Einladung die Fragen beantwortet, bevor sie im Chat gestellt werden.

Die Einladung zur jährlichen Vertriebskonferenz öffnet vor dem Raum

Bevor jemand über Ziele und Preise nachdenkt, will er drei Dinge wissen: wann, wo, wie lange. Diese drei Angaben stehen oben, nicht in der letzten Zeile. Was hier fehlt, wird später per Nachricht nachgefragt — meistens von fünf Leuten gleichzeitig.

• Türöffnung und Tagesende, nicht nur der Beginn. Wer aus Wien oder Hamburg anreist, plant anders.
• Der genaue Name des Raums plus ein Tipp auf die Karte. „Ich schick dir die Location später“ ist der Grund, warum fünf Leute zu spät kommen.
• Firmenname und Jahresthema in einer Zeile. Nicht drei Schriften für ein Wort.
• Eine Uhrzeit, ein Ort, ein Link — keine zweite Version im Chat.

Das Programm liest man in Szenen, nicht als Liste

Statt eines angehängten Ablaufs baust du den Tag aus Szenen: Auftakt, Zahlen des Quartals, Mittagessen, Workshops, Abschluss. Jede Szene trägt ihre Uhrzeit oben. Wer auf „Team-Abend“ tippt, sieht Zeit, Raum und wer spricht — ohne zu scrollen und ohne zu fragen. Fotos helfen dabei mehr als jede Überschrift: das Team vom letzten Jahr in der Auftakt-Szene, der Pokal in der Abschluss-Szene.

Ziele, Preise und Kleidung bekommen ihre eigene Szene. Die drei Ziele des Quartals: je eine Zeile. Wenn ein Ziel nicht in den Zeichenzähler des Editors passt, bleibt es auch im Kopf nicht hängen. Preis für den besten Verkäufer: Kategorie, Uhrzeit und in welcher Szene er übergeben wird — der Name der Person bleibt bis dahin verborgen. Dresscode direkt daneben und ausgeschrieben: „Jackett, keine Krawatte“ oder „Teamshirt“. Die Zusagen landen in einer Liste in derselben Einladung, und die Fragen im Formular legst du selbst fest, zum Beispiel ob jemand beim Team-Abend bleibt oder mit welchem Namen er auf der Liste stehen will.

Der Ablauf darf sich ändern. Nur der Link nicht.

Ein Referent fällt aus, der Link bleibt derselbe

Wenn sich eine Uhrzeit verschiebt oder ein Raum wechselt, änderst du diese Szene und verschickst nichts Neues. Der Link bleibt derselbe, die Gäste sehen die aktuelle Version, und niemand druckt etwas neu aus. Du wählst ein Design aus der Sammlung und probierst es kostenlos: im Testmodus bearbeitest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Veröffentlichen kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Danach öffnest du nur noch die Liste der Zusagen.