Einladung Firmenkongress: erst RSVP, dann Excel

Es ist 8:40 Uhr im Foyer des Tagungshotels. Am Anmeldetisch liegt eine ausgedruckte Liste mit 300 Namen, hinter jedem ein leeres Kästchen. Vor dem Tisch stehen die ersten Gäste, und niemand weiß, wer von den 300 heute wirklich kommt. Eine Einladung zum Firmenkongress hätte diese Frage längst beantwortet, die Liste nicht.

Das Problem ist nicht die Liste, sondern der Versand. Eine Einladung, die nur informiert, fragt nichts. Wer wissen will, wie viele Stühle im Saal stehen müssen, braucht eine Antwort, und die kommt erst, wenn der Gast selbst auf Zusagen tippt.

Einladung Firmenkongress: die Zusage kommt vor der Excel-Liste

Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite für euer Event, kein PDF und kein Bild. Sie wird als Link, QR-Code oder Nachricht geteilt. Der Gast öffnet den Link im Browser auf dem Handy, tippt auf Zusagen, und sein Name steht danach in einer sortierten Liste, die in der Einladung selbst liegt. Keine App, kein Konto, kein Zurückschreiben. Die einzige Frage, die du vorher klären musst: Was soll der Gast beantworten, damit ihr planen könnt?

• Eine Tabelle mit 300 Zeilen sagt, wen du eingeladen hast. Sie sagt nicht, wer kommt.
• Leg vor dem Versand fest, was du wirklich wissen musst. Felder, die niemand ausfüllt, bleiben leer, und du planst mit Vermutungen.
• Beispiel: Der Ausschuss will wissen, wer zum Abschlussdinner bleibt. Die Frage steht im RSVP-Formular, die Antwort kommt mit dem Namen daneben.
• Für den Empfangstisch braucht jemand Papier? Dann Link für alle und ein paar Ausdrucke für die, die etwas aufbewahren wollen.

Was vor dem Versand feststehen muss

Ein Feld pro Angabe, nichts gemischt: Titel des Kongresses mit Jahr, Datum, Ort und ein Satz des Organisationskomitees, der in einer Zeile sagt, warum ihr euch trefft. Anmeldezeit und Beginn getrennt, denn um 8:40 Uhr sucht niemand in einem PDF nach dem Eingang, sondern schaut auf den Link im Handy.

Der Dresscode wird geschrieben, nicht angenommen. Business casual erspart die Nachricht am Vorabend, in der jemand fragt, ob der Anzug nötig ist. Zum Veranstaltungsort gehört die Karte, und ein Satz zur Anreise mit Bus oder Bahn ist hilfreicher als eine halbe Seite Wegbeschreibung.

Eine Einladung, die nichts fragt, muss zweimal raus. Eine, die fragt, bleibt liegen und antwortet.

Fotos, Texte und Sprachen: anpassen ohne Layoutarbeit

Bis zu sechs eigene Fotos, etwa der Saal aus dem letzten Jahr, die Fassade des Tagungshauses oder das Pult. Die Bilder werden automatisch im Rahmen ausgerichtet, eines markierst du als Titelbild, und du kannst jedes später austauschen. Der Zeichenzähler bremst dich, bevor ein langer Name aus der Szene läuft, und die Vorschau aktualisiert sich sofort, ohne dass die Seite neu lädt.

Kommen Delegierte aus mehreren Ländern, lassen sich Webseite und Inhalt der Einladung pro Sprache einstellen: Deutsch, Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch.

Am Vortag ändern, ohne neu zu versenden

Beginn von 9:00 auf 9:30 Uhr? Der Link bleibt derselbe. Karte, Satz des Komitees oder Dresscode ändern? Auch dafür musst du nichts neu verschicken, denn wer den Link öffnet, sieht die aktuelle Version. Genau das trennt eine Einladung von einer Datei: Ein am Dienstag verschicktes PDF ist am Donnerstag veraltet und lässt sich nicht mehr korrigieren.

Bevor die Einladung an 300 Leute geht, probier sie gratis aus und schau dir das Titelbild mit dem echten Namen eures Kongresses an. Beim Veröffentlichen kostet sie 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Der Link bleibt danach aktiv, auch wenn sich die Anmeldezeit um 22 Uhr noch verschiebt.