Einladung zum Firmenevent: Abschied eines Kollegen

Im Team-Chat fragt jemand: „Kommt ihr alle zu Jonas' Abschied?“ Zwei Stunden später sind es 40 Nachrichten, drei verschiedene Lokale und eine weitergeleitete private Handynummer. Die Hälfte des Teams weiß trotzdem nicht, ob sie überhaupt eingeladen ist.

Genau dafür ist eine digitale Einladung zum Firmenevent da: ein Link, alle Angaben an einem Ort, eine Liste mit den Zusagen. Den Rest erledigt die Seite selbst.

Einladung zum Firmenevent: nicht der private Mailverteiler

Für die Einladung musst du keine Kontakte weitergeben. Du hängst den Link in den internen Kanal, in Slack oder ins Intranet – wer dabei ist, öffnet ihn. Wer aus einer anderen Niederlassung dazukommt, sieht Uhrzeit und Karte direkt in der Einladung. Und niemand entscheidet mehr, wer die private Adresse der Kollegin bekommen darf. Wer eingeladen ist, klärt sich im Team, nicht über eine Adressliste.

• Link im internen Kanal teilen, nicht über den privaten Mailverteiler.
• Für andere Standorte: Uhrzeit und Ort in die Einladung schreiben, dazu die Karte.
• Kein „leitet das weiter, an wen ihr wollt“ – der Link erklärt selbst, worum es geht.
• Als Webseite verschicken, nicht als PDF-Anhang: öffnet sich im Browser, ohne App.

Drei Angaben vor dem Anstoßen: wer, wann und wo

Auf der Einladung stehen der Name der Person, die geht, dazu Datum und Uhrzeit. Nicht „Freitagabend“, sondern „Freitag, 27., 19:00 Uhr“. Dazu Adresse und Karte – sonst sitzen alle im alten Besprechungsraum, während das Essen zwei Straßen weiter steht. Ein Satz zum Dresscode hilft mehr als „informell“: für eine Terrasse im Januar lieber „warme Jacke, bequeme Schuhe“.

Leg die Zeit außerhalb kritischer Termine: 18:30 statt 17:00, damit niemand zwischen Feier und Kita-Abholung wählen muss. Und die Sammlung für ein Geschenk gehört in einen eigenen Chat. Die Einladung ist für den Abschied da, nicht für die Kollekte.

Eine Einladung, die man nachschlagen kann, ersetzt vierzig Chat-Nachrichten – und niemand muss fragen, ob er gemeint ist.

RSVP für Firmenevents: ohne Nachfragen per WhatsApp

Die Zusagen kommen in der Einladung an, in einer sortierten Liste. Du zählst kein „ich komme“ aus einem Chat mit 40 Nachrichten zusammen. Die Fragen im Formular stellst du selbst: „Bleibst du zum Essen?“ oder „Kommst du später dazu?“. So weißt du vorher, für wie viele Personen du reservierst, ohne ein zweites Excel anzulegen.

Wenn der Link den Umschlag ersetzt

Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite, kein PDF. Sie öffnet sich in jedem Browser, und die Gäste antworten vom Handy, ohne etwas zu installieren. Du wählst ein Design aus der Kollektion, probierst es kostenlos und bearbeitest im Browser die Titelseite. Mit dem Kauf für 29,99 EUR, einmalig und ohne Abo, werden alle Szenen freigeschaltet. Bis zu sechs eigene Fotos, Musik und die Fragen fürs RSVP stellst du im selben Editor ein.

Such ein Design aus, prüf es gratis und verschick den Link, bevor die nächste Verabschiedung ansteht. 29,99 EUR einmalig, keine laufenden Kosten. Und wenn jemand unbedingt Papier möchte: Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die es aufheben wollen.