Digitale Einladung für dein Firmenevent in Madrid

Kurz vor neun, das Firmenevent in Madrid läuft seit zehn Minuten, und im Gruppenchat kommen weiter Fragen: Welcher Eingang ist offen? Bis wann geht das? Was heißt hier „smart casual“? Jede dieser Fragen hat eine Antwort. Sie steht nur nirgends.

Genau dafür ist die digitale Einladung da: eine eigene Seite für euer Event, geteilt per Link, QR-Code oder Nachricht. Kein PDF, kein Anhang, keine App. Wer den Link antippt, sieht Adresse, Zeitplan und Dresscode und kann direkt zusagen.

Was auf eine digitale Firmeneinladung in Madrid gehört

Der Ort kommt vor allem anderen. Wer nicht weiß, wohin er muss, liest den Rest nicht mehr. Schreib die Adresse so, dass sie jemand nach einem langen Bürotag ohne Navi findet – mit einem Anker, den man von der Straße aus sieht, und mit dem Hinweis, welche Tür offen ist.

• Straße und Hausnummer plus ein Anker, den man sieht: „neben dem Mercado de Chamberí“ hilft um 20 Uhr mehr als eine Zahl an einer Fassade.
• Metro oder Cercanías mit Linie, Ausgang und Gehminuten: „Línea 5, Ausgang Núñez de Balboa, 4 Minuten zu Fuß“.
• Bei zwei Eingängen sagen, welcher offen ist: „seitlicher Eingang, das Hauptportal schließt um 19:00“.
• Ein Name und eine Handynummer für Notfälle – eine Person statt zwanzig Nachrichten im Gruppenchat.

Eine Uhrzeit, drei Arten anzukommen

Trenne Empfang und Start: „19:30 Empfang, 20:00 Anstoßen auf der Terrasse“. Wer um 19:00 noch im Büro sitzt, weiß dann, dass es reicht. Wer von weiter weg anreist, weiß, was er verpasst und ob sich die Fahrt noch lohnt.

Für Gäste aus anderen Städten eine Zeile mit der Referenz: „von Atocha 12 Minuten mit dem Taxi“. Dazu ein Name und eine Nummer für den Fall, dass jemand im Zentrum die Orientierung verliert. Und wenn Kolleginnen aus Lissabon oder Mailand dabei sind: Der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen, die Website gibt es in sieben Sprachen.

Eine gute Einladung beantwortet die Fragen, bevor sie im Chat auftauchen.

Zusagen bleiben in der Einladung

Bestätigungen kommen als sortierte Liste in der Einladung an, nicht verteilt über Chatnachrichten, Mails und Anrufe. Die Fragen im Formular legst du selbst fest: Name, Firma und ob jemand nur zum Anstoßen kommt oder auch zum Essen bleibt. Genau das brauchst du, um die richtige Raumgröße zu buchen. Wer zusagt, tippt auf den Link und antwortet in zehn Sekunden – wer sich später umentscheidet, auch.

Ein Link, der sich noch am selben Tag ändern lässt

Wenn der Regen das Anstoßen von der Terrasse in den Salon verlegt, änderst du Ort und Karte im Editor, direkt im Browser, ohne etwas zu installieren. Deine Gäste öffnen denselben Link und sehen die neue Version. Nichts wird nachgedruckt, keine Umschläge gehen raus. Wähl ein Design, probier die Titelseite kostenlos im Probemodus aus und veröffentliche sie, sobald Ort und Uhrzeit stehen: 29,99 EUR, einmalig gezahlt, kein Abo.