Digitale Einladungen für Firmenevents an zwei Standorten

Zwei Standorte, ein Event: Berlin und Zürich. Die Einladung geht raus – eine Auflage für Berlin, eine für Zürich. Auf beiden steht dasselbe falsche Datum. Zwei Druckauflagen, zwei Fehler, zwei Telefonrunden.

Genau das lässt sich vermeiden. Eine digitale Einladung ist eine Webseite, die du mit einem Link teilst. Kein Papier, keine Umschläge, keine zwei Versionen. Die eine Hälfte bekommt die Einladung, die andere Hälfte hört davon in einer Slack-Nachricht – das muss nicht sein.

Zwei Standorte, ein Link

Bei einer digitalen Einladung teilst du denselben Link oder QR-Code per E-Mail, Slack oder WhatsApp an beide Teams. Niemand muss entscheiden, wie viele Exemplare gedruckt werden. Wenn sich der Raum in Zürich ändert, passt du Ort und Karte im Editor an – der Link bleibt gleich. Beide Teams sehen die aktualisierte Version, ohne dass du etwas neu verschickst. Und weil die Standorte oft in verschiedenen Sprachregionen liegen, lässt sich der Inhalt der Einladung pro Sprache konfigurieren. Die Webseite gibt es auf Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Deutsch. Der Editor heißt Joy Studio und läuft im Browser, ohne Installation.

• Bei Papier braucht jeder Standort seine eigene Auflage – mit demselben falschen Datum auf beiden. Eine Korrektur bedeutet eine neue Druckrunde für beide.
• Bei einer digitalen Einladung teilst du denselben Link oder QR-Code per E-Mail, Slack oder WhatsApp an beide Teams. Niemand muss entscheiden, wie viele Exemplare gedruckt werden.
• Wenn sich der Raum ändert, passt du Ort und Karte im Editor an – der Link bleibt gleich. Die beiden Teams sehen die aktualisierte Version, ohne dass du etwas neu verschickst.
• Niemand muss entscheiden, wie viele Exemplare gedruckt werden, weil es keine Exemplare gibt. Es gibt nur einen Link für alle.

Wenn sich die Uhrzeit am Donnerstag ändert

Ein Firmenevent bewegt sich: Die Abendveranstaltung verschiebt sich nach hinten, der Dresscode wechselt zwei Tage vorher von Business Casual zu Black Tie. Auf Papier bedeutet das weggeworfene Umschläge und eine Runde Anrufe. Ein Anruf bei der einen Standortleitung, eine E-Mail an die andere – und trotzdem bleibt Unsicherheit.

In einer digitalen Einladung änderst du Uhrzeit, Satz und Dresscode – die Gäste sehen die neue Version, wenn sie denselben Link öffnen. Niemand bekommt eine zweite Nachricht. Dieser Spielraum verhindert die klassische WhatsApp-Gruppe „Wann war es nochmal?“ mit vielen Nachrichten zwischen den Standorten.

Ein Link für beide Standorte. Änderungen kommen an, ohne dass jemand einen neuen Umschlag druckt.

Die Zusagen landen in einer Liste

Das RSVP lebt in der Einladung selbst: Wer zusagt, erscheint in einer sortierten Liste – nicht in zwei verschiedenen Postfächern oder zwei parallelen E-Mail-Verläufen. Die Fragen des Formulars konfigurierst du vorab, zum Beispiel: Kommt die Person nur zum Abendessen oder auch zum Vormittagstermin? Der Verantwortliche für jeden Standort öffnet denselben Link und sieht dasselbe. Kein Hinterherfragen per WhatsApp. Wann Papier noch Sinn ergibt: Send The Joy druckt und versendet kein Papier. Wenn die Geschäftsleitung eine gedruckte Karte möchte, ist die vernünftige Option eine Kombination: der Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die sie aufbewahren. Ein projizierter QR-Code im Besprechungsraum löst den Standort, der später dazukommt. Die Gäste brauchen ein Smartphone, ein Tablet oder einen Computer mit Internetverbindung – das ist die einzige echte Voraussetzung, die du mitteilen musst. Die Einladung ist 100% digital, du brauchst also keine App. Probiere die Einladung kostenlos aus, personalisiere die Startseite und entscheide danach, ob es sich lohnt, die 29,99 EUR einmalig für beide Standorte zu zahlen.