Digitale Einladung: Vorlagen für Firmenevents mit Sponsoren

Donnerstag, 16:40 Uhr, das Firmenevent steigt am Dienstag. Der Silbersponsor mailt sein Logo mit dem Satz, es wäre schön, wenn es noch auf die Einladung käme. Im PDF steht es nicht, also setzt sich jemand hin, baut die Datei neu und schickt sie an den ganzen Verteiler. Eine Digitale Einladung aus dem Katalog macht das anders. Du nimmst eine Vorlage für digitale Einladungen für Firmenevents mit Sponsoren, setzt die Logos in die vorgesehenen Szenen und verschickst den Link – noch heute.

Der Unterschied ist unspektakulär und genau deshalb praktisch. Der Link bleibt gleich, der Inhalt nicht. Wer das einmal verstanden hat, plant Sponsorenlogos nicht am Ende, sondern ab der ersten Szene.

Ein PDF nimmt keinen Sponsor auf, der erst am Donnerstag zusagt

Eine PDF-Datei ist an dem Tag geschlossen, an dem sie rausgeht. Sagt der Silbersponsor zwei Tage vorher zu, öffnet jemand das Layout, schiebt das Logo in die Fußzeile, exportiert neu und schickt eine zweite Mail hinterher. In der digitalen Einladung ist der Sponsorenblock eine eigene Szene: Logo rein, speichern, derselbe Link zeigt die neue Fassung. Schickt der Sponsor ein kleines JPG auf weißem Grund, tauschst du das Foto dieser Szene – Titel, Uhrzeit und Anfahrt bleiben, wie sie sind. Das Plakat an der Saaltür kannst du nicht mehr ändern. Den Link auf dem Handy jedes Gastes schon.

• Im PDF steht der Sponsorenblock in dem Moment fest, in dem die Datei rausgeht: jedes neue Logo bedeutet eine neue Datei, eine neue Mail, eine neue Runde.
• In der digitalen Einladung ist der Sponsorenbereich eine eigene Szene. Logo hochladen, speichern, fertig.
• Kleines JPG auf weißem Grund? Dann ersetzt du das Foto dieser Szene, und der Rest der Einladung bleibt, wie er ist.
• Papier an der Saaltür bleibt Papier. Der Link auf dem Handy jedes Gastes lässt sich weiter bearbeiten.

Was eine Digitale Einladung mit Sponsorenlogos mitbringen muss

Achte auf getrennte Textfelder: eine Zeile für das Label über dem Titel, eigene Felder für Eventname, Datum, Claim und Ort. So schiebt der lange Name des Hauptsponsors nicht die Überschrift auf der Startseite weg. Ein Zeichenzähler pro Feld hilft mehr, als du denkst: Du siehst sofort, ob „Präsentiert von X, Y und Z“ in eine Zeile passt oder mitten im Wort umbricht.

Für die Bilder gilt: bis zu sechs eigene Fotos, eines davon als Startseite markiert. Das Logo des Veranstalters kann auf die Startseite, das des Hauptsponsors in die Szene mit dem Essen – ein Foto, das nicht passt, tauschst du später aus, ohne die anderen anzufassen. Musik und die Fragen für die Rückmeldung stellst du im selben Editor ein; die Zusagen landen in einer Liste in der Einladung, nicht in einem WhatsApp-Verlauf. Und der Link bleibt derselbe, wenn du nach dem Versenden die Uhrzeit von 18:30 auf 19:00 änderst, den Ort korrigierst oder den Dresscode nachreichst. Niemand muss eine alte Mail zwischen vielen anderen suchen.

Ein Logo, das zwei Tage vorher dazukommt, ist kein Designproblem. Es ist eine Minute Arbeit, wenn der Link schon steht.

So erstellst du digitale Einladungen für Firmenevents mit Sponsoren

Sortiere die Logos, bevor du tippst: Gold auf die Startseite, Hauptsponsor in die zentrale Szene, Technikpartner in eine Nebenszene. Sechs winzige Logos in einer Fußzeile liest auf dem Handy niemand; zwei oder drei pro Szene mit Luft drumherum schon. Wer nur das WLAN im Saal stellt, braucht nicht dieselbe Fläche wie der, der das Essen zahlt. Denk beim Aussuchen der Vorlage an das Logo, das noch nicht da ist, nicht nur an das im Postfach. Du bearbeitest, veröffentlichst, und der Link funktioniert bis zum Veranstaltungstag – auch wenn am Morgen noch eine Zusage reinkommt. Will ein Teil des Komitees Papier, ist die vernünftige Lösung eine Mischung: Link für alle, ein paar gedruckte Karten für die, die etwas in der Hand halten wollen.