Digitale Einladung: Vorlagen für euer Firmenevent

Freitag, 11 Uhr, drei Wochen bis zur Betriebsfeier. Im Gruppenchat hängt noch die Einladung vom letzten Jahr, die Kollegin aus dem Vertrieb fragt nach dem Dresscode, und wer zugesagt hat, weiß niemand so genau. Das geht kürzer: Im Katalog sucht ihr Vorlagen für Firmenevents aus, testet die Startseite gratis und verschickt die digitale Einladung noch am selben Tag.

Der Unterschied zwischen einer hübschen Ankündigung und einer brauchbaren Einladung zeigt sich erst später, nämlich dann, wenn sich etwas ändert. Daran entscheidet sich, ob ihr 80 Leute einzeln anschreiben müsst oder ob ein Klick reicht. Genau das trennt eine Vorlage für Unternehmen von einem PDF, das einmal rausgeht und danach niemanden mehr interessiert.

Digitale Einladung für Firmenevents: Was die Vorlagen wirklich können

Schaut euch zuerst an, welche Felder sich einzeln bearbeiten lassen: Motto, Datum, Uhrzeit, Ort und der Satz unter dem Titel. Steht alles in einem einzigen Textblock, wird aus jeder Korrektur eine neue Runde mit der Agentur. Sind die Felder getrennt, macht ihr die Änderung selbst im Browser, ohne etwas zu installieren. Daneben entscheidet der Stil mit: Eine Szene mit Blumenbogen und Hochzeits-Schreibschrift wird nicht dadurch betriebstauglich, dass ihr die Unternehmensfarbe einträgt. Filtert die Sammlung also nach Stil, bevor ihr auf den Preis schaut. Im Testmodus bearbeitet ihr die Startseite kostenlos; die vollständigen Szenen werden beim Kauf freigeschaltet, sodass ihr das Ergebnis vorher seht.

• Motto, Datum, Uhrzeit und Ort stehen in eigenen Feldern und lassen sich einzeln korrigieren, nicht als ganzer Textblock.
• Der Zeichenzähler zeigt vor dem Veröffentlichen, ob ein langer Titel wie „Jahrestreffen der Vertriebspartner EMEA 2026“ noch ins Layout passt.
• Die Vorschau aktualisiert sich sofort, ohne Neuladen – ihr testet den langen und den kurzen Namen, bevor jemand etwas sieht.
• Das Logo ist eines von bis zu sechs eigenen Bildern, wird automatisch im Rahmen platziert und lässt sich später gegen ein anderes tauschen.

Einlasskontrolle löst keine Vorlage – die Zusageliste schon

Was keine Vorlage leistet: Eintrittskarten scannen, Gäste zählen oder den Einlass an der Tür regeln. Braucht ihr Drehkreuze, Bändchen oder einen QR-Scanner am Eingang, gehört das in ein separates Werkzeug. In der Einladung landet das, was ihr nach dem Abend wirklich auswertet: die Zusagen.

Die Antworten kommen in einer geordneten Liste an, mit den Bestätigungsfragen, die ihr vorher festlegt. Ob Zusage oder Absage: Beides seht ihr an einer Stelle. Die Runde, in der ihr 80 Leute einzeln anhauen müsst, fällt weg, denn die Antwort steht in der Liste und nicht im Chatverlauf.

Eine Vorlage entscheidet nicht über euren Einlass. Sie entscheidet, wie schnell ihr wisst, wer kommt.

Was kosten digitale Einladungen für Firmenevents?

29,99 EUR pro Einladung, einmalig bezahlt, ohne Abo und ohne Kosten pro Gast – die Rechnung wächst also nicht mit der Gästeliste. Verschickt wird per Link, QR-Code oder Nachricht, und eure Gäste installieren dafür nichts: Sie öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy. Die Seite gibt es in sieben Sprachen, und den Inhalt der Einladung stellt ihr pro Sprache ein; das hilft, wenn Teams aus mehreren Ländern anreisen. Wenn jemand im Vorstand trotzdem Papier will, ist die vernünftige Lösung eine Mischung: der Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare nur für die, die sie aufbewahren. Probiert die Startseite gratis, ändert Texte und Fotos im Browser und veröffentlicht mit einem Klick. Wenn sich Uhrzeit oder Raum verschieben, bleibt der Link derselbe und alle sehen die aktuelle Fassung.