Digitale Einladung: Fehler bei internationalen Referenten

Es ist 8:40 Uhr, der Referent steht mit dem Koffer in der Lobby am Alexanderplatz und tippt auf den Link von gestern Abend. Er weiß nicht, ob ihn dort das Programm, eine PDF oder eine Zahlungserinnerung erwartet. So entstehen die meisten Fehler bei der digitalen Einladung für internationale Referenten in Berlin: nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Kleinigkeiten im Betreff, in der Uhrzeit und in der Adresse. Eine Digitale Einladung ist eine eigene Webseite, die im Browser aufgeht, ohne App und ohne Download, und ihr könnt sie heute aus dem Katalog heraus aufsetzen und verschicken.

Die Fehler sind selten spektakulär. Es fehlt die Zeitzone. Der Absender ist eine private Adresse. Der Einladungstext steht in einer anderen Sprache als die E-Mail. Jeder dieser Punkte kostet euch am Ende eine E-Mail hin und zurück, in der Woche, in der ihr eigentlich anderes zu tun habt.

Fehler eins: der Betreff, unter dem die Digitale Einladung im Spam landet

Wer an einem Vormittag zehn Nachrichten sortiert, liest zuerst den Betreff. Steht dort nur „Hallo“ und darunter ein nackter Link, rutscht die Einladung zwischen Flugticket und Hotelbestätigung nach unten. Name der Veranstaltung, Datum und Stadt gehören in die erste Zeile, dann weiß der Referent in zwei Sekunden, worum es geht. Und er sieht, von wem sie kommt: Eine Nachricht vom privaten Konto wirkt wie Werbung, eine vom Organisationsteam mit Namen und Kontaktperson nicht.

• Betreff mit Veranstaltungsname, Datum und Stadt.
• Absender mit Eventnamen und einer Kontaktperson, nicht die private Adresse.
• Ein Satz, der sagt, was der Link ist: eine Einladungsseite im Browser, kein PDF, keine App.
• Vor- und Nachname richtig geschrieben, mit Umlauten und langen Nachnamen.

Fehler zwei: falsche Uhrzeit und falsche Sprache für internationale Referenten

09:00 Uhr in Berlin ist 08:00 Uhr in London und 10:00 Uhr in Athen. Wer aus Lissabon oder Mailand einfliegt, rechnet die Uhrzeit im Kopf um und vertut sich dabei schneller, als man denkt. Schreibt die Zeitzone dazu: „Donnerstag, 14. März, 09:00 CET“. Datum ausgeschrieben, Wochentag dabei, keine Abkürzung. Ein bloßes „14.03.“ wird im englischsprachigen Kalender schnell zum 3. April.

Dasselbe gilt für die Sprache: Ein englisches Anschreiben und eine Einladung nur auf Deutsch zwingen den Referenten, mit dem Handy in der Hand zu übersetzen. Im Editor stellt ihr den Inhalt der Einladung pro Sprache ein, die Website gibt es in sieben Sprachen. Und die Angaben, die niemand aufschreibt, weil sie allen klar erscheinen, fehlen dann trotzdem: welche Tür am Eingang, wo die Akkreditierung ist, wen man vor Ort anspricht. Fehlt eine davon, schreibt der Referent um 22 Uhr, und jemand antwortet um 23 Uhr in Eile. Nach dem Versand lässt sich all das noch ändern: Uhrzeit, Adresse, Karte, Dresscode, ein Satz. Der Link bleibt derselbe, eure Gäste sehen die aktuelle Version, und die Rückmeldungen laufen in derselben Einladung in einer geordneten Liste ein, mit den Fragen, die ihr selbst festgelegt habt.

Eine Einladung ist erst fertig, wenn Uhrzeit, Zeitzone, Sprache und Anfahrt auch für jemanden stimmen, der aus einem anderen Land anreist.

Digitale Einladungen für internationale Referenten: so erstellt ihr sie

Im Katalog filtert ihr nach Stil und probiert ein Design gratis aus: In der Testversion bearbeitet ihr die Startseite, ohne zu zahlen. Mit dem Kauf für 29,99 EUR, einmalig und ohne Abo, schaltet ihr alle Szenen frei, tragt Uhrzeit, Ort, Dresscode und eure Fragen zur Rückmeldung ein und veröffentlicht mit einem Klick. Kein Papier, kein Versand, keine Nachfragen per WhatsApp. Und wenn eine Woche später doch die falsche Tür im Text steht, korrigiert ihr sie im selben Link.