Digitale Einladung fürs Presse-Event mit Akkreditierung

18:40, die Türen sind seit zehn Minuten offen. Am Empfangstisch steht eine Fotografin und sagt: „Ich bin von der Presse.“ Sie steht auf keiner Liste, und jetzt beginnt das Suchen im Chatverlauf. Eine digitale Einladung für ein Presse-Event verlegt diese Szene nach vorn: Jede Person trägt ihre Daten selbst ein, bevor sie kommt. Du wählst ein Design aus dem Katalog, passt die Texte im Browser an und schickst den Link heute noch an die Redaktionen.

Am Eingang wird dann nur noch abgeglichen. Wer auf der Liste steht, kommt rein. Wer fehlt, fehlt sichtbar – nicht irgendwo in einem Gruppenchat, in dem niemand mehr scrollt.

Beim Presse-Event entscheidet sich die Akkreditierung vor der Tür

Die Angaben holst du im Formular der Einladung, nicht am Tisch. Name, Medium, Funktion, Akkreditierungsnummer. Wer eine Kamera mitbringt, schreibt das dazu, und du weißt vorher, wer eine Steckdose oder ein Stativ braucht. Ein einziger Link reicht für Redaktion, Fotografie und Kamera: Jede Person bestätigt mit ihren eigenen Daten, und alle landen in derselben Liste. In der Einladung steht außerdem ein Satz, dass die Akkreditierung persönlich und nicht übertragbar ist, und bis wann sie abgeholt wird. Diesen Satz änderst du in einem Feld, ohne etwas neu zu verschicken.

• Vor- und Nachname, Medium und Funktion jeder akkreditierten Person – so, wie du sie an der Tür lesen willst.
• Akkreditierungsnummer oder Code pro Person, damit der Empfang abgleicht statt nach Nachnamen zu fragen.
• Bestätigungsfrist, sichtbar auf der Startseite, bevor dein Team anfängt, Leute anzurufen.
• Uhrzeit für Türöffnung und Beginn der Pressekonferenz in einem Feld, dazu der Ort mit Karte und ein Satz, ob es eine Kamerazone oder einen Arbeitsplatz für Medien gibt.

Eine digitale Einladung, kein PDF im Postfach

Ein PDF hängt im Postfach, wird weitergereicht, und drei Tage später weiß niemand, welche Version gilt. Der Redakteur öffnet stattdessen den Link im Browser seines Handys – ohne App, ohne Download. Der Pressechef leitet denselben Link an sein Team weiter, und alle sehen Datum, Uhrzeit, Ort und Karte identisch. Läuft die Veranstaltung zweisprachig, lässt sich der Inhalt der Einladung pro Sprache einstellen; Send The Joy gibt es in sieben Sprachen.

Die Antworten kommen in der Einladung an, nicht in fünf WhatsApp-Threads. Die Fragen des Formulars legst du selbst fest: Name, Medium, ob ein Fotograf mitkommt und mit welcher Ausrüstung. Alle Bestätigungen stehen in einer geordneten Liste. Die Frist für die Akkreditierung steht auf der Startseite – wer den Link danach öffnet, liest sie einfach, und du musst niemandem hinterherschreiben.

Der Link bleibt derselbe, auch wenn der Saal sich ändert. Du editierst, die Gäste lesen die aktuelle Version.

Wie du digitale Einladungen für ein Presse-Event erstellst

Wähle ein Design, teste die Startseite kostenlos und personalisiere Texte, Ort, Karte, Kleiderordnung und die Fragen für die Rückmeldungen im Browser. Wenn die Pressekonferenz von Saal A nach Saal B wandert, änderst du den Ort samt Karte, und der Link bleibt derselbe – niemand bekommt eine Mail mit dem Betreff „KORREKTUR“. Digital heißt auch: kein Papier. Wenn ein Medium trotzdem eine Kopie zum Abheften will, bleibt die vernünftige Kombination ein Link für alle plus ein paar ausgedruckte Seiten für die Ablage. Eine Zusage pro Person statt vier Nachfragen im Chat: Genau das macht eine digitale Einladung von Send The Joy.