Digitale Einladung: Preis pro Gast beim Event in Madrid

Es ist Dienstagabend, das Firmenevent in Madrid steht in sechs Wochen, und auf dem Tisch liegt eine Gästeliste mit 250 Namen. Gebucht ist ein Raum für 90 Leute. Jemand fragt: „Was kostet uns das pro Kopf?“ Und alle schauen zur Druckerei, weil niemand eine Antwort parat hat. Eine digitale Einladung lässt sich heute noch im Katalog bauen und verschicken – die Rechnung pro Gast dauert danach zehn Sekunden.

Die Druckerei rechnet nach Auflage ab, die Post nach Gewicht, und die Agentur nach Stunden. Was auf keinem Zettel steht: die Nachmittage, an denen zwei Kolleginnen Zusagen per WhatsApp einsammeln und die Liste danach von Hand neu tippen. Genau diese Posten kommen jetzt auf den Tisch.

Preis pro Gast: die Rechnung für eine digitale Einladung

Eine Einladung kostet hier 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Das ist die einzige Zeile im Budget, die fix ist. Alles andere hängt an einer Zahl, die du selbst in der Hand hast: Wie viele Leute kommen wirklich? Teile durch die Zusagen, nicht durch die Liste, und die Zahl wird klein. Bei 29,99 EUR sind 30 Gäste rund 1 EUR pro Kopf, 150 Gäste 0,20 EUR pro Kopf.

• Teile durch die bestätigten Gäste, nicht durch die Namen im Verteiler.
• Zähle die Stunden mit, die fürs Nachfassen draufgehen – sie stehen auf keiner Rechnung und kosten trotzdem dasselbe.
• Kläre zuerst den Raum: ein Saal für 90 bei 250 Namen macht jede Pro-Kopf-Zahl unbrauchbar.
• Plane nur die gedruckten Exemplare ein, die jemand wirklich aufbewahrt.

Was in den 29,99 EUR steckt – und was nicht

Du bekommst eine eigene Webseite für das Event, keine PDF-Datei. Bis zu sechs eigene Fotos, Musik und einstellbare RSVP-Fragen, bearbeitet im Browser im Joy Studio, mit Zeichenzähler und Vorschau ohne Neuladen. Gäste öffnen den Link auf dem Handy oder am Rechner und bestätigen dort – keine App, kein Konto, keine Installation. Änderst du später die Uhrzeit oder den Ort, bleibt der Link derselbe und die Gäste sehen die aktuelle Fassung.

Was nicht drin ist, genauso klar: Druck und Versand. Wenn die Geschäftsführung zehn Karten zum Aufbewahren will, ist die vernünftige Lösung die Kombination – ein Link für alle, dazu ein paar gedruckte Exemplare. Für alles andere wäre Papier der Umweg.

Die Einladung ist selten der teure Teil. Teuer wird das Nachfassen, das Nachdrucken und das Nachschicken.

Papier oder digitale Einladungen: die Rechnung nebeneinander

Ein Firmenevent in Madrid läuft meist in drei Runden: Save the Date, Einladung, Erinnerung. Auf Papier sind das drei Auflagen, drei Adresslisten, drei Mal Porto – und bei jeder Änderung von Uhrzeit oder Ort geht es zurück in die Druckerei. Eine Alternative zu Papiereinladungen ist der Link, der bleibt: Du korrigierst den Text im Editor, und niemand muss etwas nachschicken. Die Zusagen landen nicht als Rückmail oder Anruf bei dir, sondern als sortierte Liste in der Einladung selbst. Und du siehst vorher, was du verschickst: Im Testmodus bearbeitest du die Startseite kostenlos, erst beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet.

Drei Entscheidungen, die den Preis pro Gast senken

Erstens: Liste vorher aufräumen. Ein Link an 40 Leute, die wirklich kommen, liest sich besser als einer an 400 Kontakte, die ihn wegwischen. Zweitens: ein Link und ein QR-Code auf dem Empfangstresen – dasselbe Motiv für den Kaffee am Morgen und fürs Abendessen. Drittens: Design und Texte einmal festlegen und mit Vorschau und Zeichenzähler arbeiten, statt am Vorabend drei Szenen neu zu bauen. Rechne es mit deinen eigenen Zahlen durch: 29,99 EUR geteilt durch die Gäste, die tatsächlich kommen. Probier das Design vorher gratis aus und entscheide mit dem Taschenrechner daneben.