Digitale Einladung: Preis für 300 Kongressgäste

Es ist 8:40 Uhr am ersten Kongresstag. Vor der Anmeldung stehen 300 Menschen, auf dem Laptop liegt eine Liste, die jemand heute Morgen von Hand aktualisiert hat. Ein Name fehlt, ein anderer steht doppelt. Genau hier zählt eine Digitale Einladung für einen Kongress mit 300 Teilnehmern – und ihr Preis: Du erstellst sie heute im Katalog und verschickst einen Link.

Der teuerste Posten an so einem Morgen ist selten das Design. Es ist die Aktion, die niemand abgerechnet hat: 300 Mal prüfen, ob der Name stimmt, während die ersten Gäste schon vor der Tür stehen.

Was eine Digitale Einladung für einen Kongress mit 300 Teilnehmern kostet

Bei Send The Joy kostet eine Digitale Einladung 29,99 EUR pro Einladung. Einmal zahlen, keine Mitgliedschaft. Umgerechnet auf 300 Teilnehmer sind das etwa 10 Cent pro Person – keine monatliche Gebühr, die nach dem Kongress weiterläuft. Es gibt keine Tarife pro Teilnehmer und keine Gebühr pro Versand: Du teilst denselben Link mit allen 300, per interner E-Mail, in der Organisationsgruppe oder als QR-Code auf der Leinwand im Saal.

• Prüfe den Gesamtpreis: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig. Keine Gebühr pro Teilnehmer und keine Gebühr pro Versand.
• Teste die Gestaltung vor dem Kauf im Probemodus: Die Startseite lässt sich bearbeiten, ohne dass du zahlst. Beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet, nicht nur die erste.
• Zähle, wie viele Links du wirklich brauchst: Für einen Kongress reicht in der Regel einer, und denselben Link teilst du mit allen 300.
• Achte darauf, dass du nach dem Versenden bearbeiten kannst, ohne die URL zu ändern: Ort und Uhrzeit verschieben sich bei einem Kongress oft.

Digitale Einladungen für Kongresse: Antworten kommen vor der Tür, nicht an ihr

Du legst im Bestätigungsformular fest, was du wissen musst. Die Antworten landen in einer sortierten Liste in derselben Einladung, nicht in drei verschiedenen Postfächern. Das ständige „Kannst du mir kurz privat bestätigen?“ an 300 Personen einzeln fällt weg: Die Bestätigung steht dort, wo die Organisation sie sucht.

Was die Einladung nicht macht: Sie sammelt keine Allergien oder Menüwünsche, weist keine Tische zu und scannt keine Tickets. Für diese Aufgaben brauchst du ein anderes Werkzeug. Dafür ist sie eine eigene Webseite für deinen Kongress, kein PDF und keine App: Die Gäste öffnen den Link im Browser, auf dem Handy, Tablet oder Laptop. Den Inhalt kannst du auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch oder Portugiesisch einstellen. Wenn ein Teil der 300 Papier braucht, kombiniere: Link für alle, ein paar gedruckte Kopien für das Organisationsteam oder Referenten, die sie behalten wollen.

Eine Digitale Einladung ändert nicht dein Programm. Sie sorgt dafür, dass die richtigen 300 Menschen wissen, wo sie um 9 Uhr sitzen.

Ort, Uhrzeit, Dresscode: ändern, ohne 300 neue Nachrichten

Wenn der Kongress vom Auditorium in den Plenarsaal wandert, änderst du Ort und Karte, und der Link bleibt derselbe. Die 300 Gäste sehen die aktuelle Version, ohne eine zweite Mail zu bekommen. Auch Uhrzeit, Dresscode oder der Satz auf der Startseite lassen sich anpassen: Es gibt keine Umschläge, die du zurückholen müsstest, und keine gedruckten Karten, die schon verteilt sind. Du kannst sogar ein Foto austauschen oder ein anderes als Startfoto markieren, nachdem der Link verschickt wurde. Willst du den Preis für deinen Kongress prüfen, teste zuerst die Startseite kostenlos. Du siehst vor der Zahlung, wie die Digitale Einladung aussieht. Danach entscheidest du, ob 29,99 EUR für einen Link, den alle 300 öffnen können, günstiger sind als 300 Karten, die nach der ersten Änderung veraltet sind. Im Katalog kannst du heute anfangen.