Digitale Einladung: Preis für Firmenevent im Kongresszentrum

Es ist zwei Wochen vor deinem Firmenevent im Kongresszentrum, der Saalplan hat sich zum dritten Mal geändert, und auf deinem Handy liegen drei verschiedene PDFs. Die Anmeldung steht noch auf „Foyer Nord“, das Mittagessen in „Saal 4“, und niemand weiß, ob der Workshop in „Raum 2a“ oder „2b“ startet. Genau hier beginnt das Problem, das eine Digitale Einladung lösen soll: Du brauchst keine weitere Datei, sondern einen Link, der für alle gleich bleibt. Im Katalog von Send The Joy kannst du eine Digitale Einladung auswählen, die Gestaltung kostenlos testen und sie noch heute per Link oder QR-Code teilen.

Ein Kongresszentrum denkt in Sälen, nicht in Tischrunden. Wer dir eine Einladung nach „Anzahl der Tische“ verkauft, überträgt eine Hochzeitslogik auf ein Firmenevent. Für den Preis zählt bei digitalen Einladungen etwas anderes: wie viele Momente, Räume und Sprachen deine Einladung abbilden muss. Und wie schnell du eine Änderung sichtbar machst, ohne vielen Menschen hinterherzutelefonieren.

Kongresszentrum: Säle statt Tische – und was die Digitale Einladung wissen muss

Bevor du irgendein Angebot vergleichst, besorg dir den Saalplan. Eine Digitale Einladung ist keine Karte mit Uhrzeit, sondern eine Seite mit Szenen. Jede Szene kann einen anderen Moment des Tages erklären: Ankunft, Akkreditierung, Workshop, Mittagessen, Abendprogramm. Trage die Raumnamen so ein, wie sie auf dem Plan stehen, nicht so, wie sie im Gespräch abgekürzt werden. Wenn der Veranstalter die Räume tauscht, änderst du den Text im Editor. Der Link bleibt derselbe, und niemand muss eine neue Version suchen.

• Saalplan mit den exakten Raumnamen, bevor du ein Angebot anfragst.
• Uhrzeit der Akkreditierung und die Tür, an der sie wirklich stattfindet.
• Die Momente, die in der Einladung stehen sollen: Ankunft, Workshop, Mittagessen, Abend.
• Eine Person im Team, die den Link aktualisiert, wenn sich am Vortag noch etwas ändert.

Was kostet eine Digitale Einladung fürs Firmenevent im Kongresszentrum?

Der Preis bei Send The Joy ist klar: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig. Kein Abo, keine Staffel nach Gästezahl. Teuer wird nicht die Technik, sondern der Aufwand, der vorher entsteht. Dazu gehören die Sprachen: Die Website gibt es in sieben Sprachen, und der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen. Ein internationaler Kongress braucht also mehr Textarbeit, nicht automatisch einen höheren Tarif. Prüfe, welche Sprache wirklich auf die Einladung muss und ob die Raumbezeichnungen übersetzt werden müssen.

Auch die Fotos solltest du vor der Anfrage auswählen. Bis zu sechs eigene Bilder passen in die Einladung: ein Titelbild und dekorative Motive. Großer Saal, Abendessen, vielleicht ein Foto vom Eingang: Das ist Material, das du vorher zusammensuchst und später austauschen kannst. Die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen. Der Aufwand liegt nicht im Werkzeug, sondern in der Entscheidung, was du wirklich wissen musst. Was nichts kostet: eine Änderung. Wenn sich die Uhrzeit verschiebt, bleibt der Link gleich. Wer eine Alternative zu Papier sucht, bekommt hier einen Link statt eines PDFs, das nach der ersten Änderung veraltet.

Eine Digitale Einladung ist kein PDF, das du hinterherschickst, sondern ein Link, der den aktuellen Saal zeigt.

29,99 EUR einmalig: Was in der Digitalen Einladung steckt

Du kannst die Gestaltung kostenlos testen: Im Testmodus bearbeitest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Der Preis bleibt 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Enthalten sind der Link, der QR-Code und die Bestätigungsliste auf derselben Seite. Nicht enthalten: Papier, Druck oder Versand. Wenn du eine Digitale Einladung für ein Firmenevent im Kongresszentrum planst, wähle zuerst den Stil, teste die Gestaltung und entscheide mit dem Preis vor Augen. Danach teilst du den Link an alle – und aktualisierst ihn, wenn der Saalplan sich noch einmal ändert. Braucht die Geschäftsleitung ein paar gedruckte Karten, ist die sinnvolle Lösung: Link für alle, wenige Ausdrucke für die Ablage.