Digitale Einladung: Preis für 500 Gäste im Firmenevent

Fünfhundert Namen auf einer Liste, und drei Wochen vor der Konferenz wandert der Raum von der 3 in die 5. Wer so eine Firmenfeier schon organisiert hat, kennt den Moment: Catering, Saal und Technik sind durchgerechnet, und irgendwo liegen Namen, von denen drei doppelt und elf noch unbeantwortet sind. Mitten in dieser Runde steht die Frage, die niemand gern offen lässt: Was kostet eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit 500 Gästen?

Die Antwort ist kurz. Eine digitale Einladung von Send The Joy ist eine eigene Webseite für dein Event, kein PDF im Anhang. Du wählst ein Design aus der Kollektion, probierst es kostenlos im Browser und veröffentlichst mit einem Klick: 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Wenn das Datum steht, kannst du sie heute noch aufsetzen.

Was eine digitale Einladung für 500 Gäste kostet

Der Preis hängt nicht an der Gästeliste. Ob 40 Leute aus der Geschäftsleitung zum Essen kommen oder 500 zur Jahreskonferenz: Es gibt keinen Tarif pro Person, keine Monatsgebühr und keine Kosten pro Versand. Bei einem Event dieser Größe ist das der einzige Posten im Kommunikationsbudget, den du in der Planungsrunde schon endgültig hinschreiben kannst. Drei Fragen solltest du trotzdem stellen, bevor du zahlst: Lässt sich die Einladung vorher kostenlos testen? Gehört der Link zum Event dir? Und kostet es extra, wenn sich Uhrzeit oder Ort später verschieben?

• Kostenlos testen: In der Testphase gestaltest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Mit dem Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet.
• Eigener Link: Die Einladung liegt auf einer eigenen Seite, die jedes Handy im Browser öffnet. Keine App, kein Download.
• Änderungen ohne Nachsenden: Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode änderst du nach dem Versenden. Der Link bleibt derselbe, die Gäste sehen die neue Version.
• Mehrere Sprachen: Bei Standorten in verschiedenen Ländern stellst du den Inhalt pro Sprache ein, statt eine zweite Einladung zu bauen.

Digitale Einladungen für Firmenevents: was sie können müssen

Bei 500 Gästen entscheidet nicht, wie ausgefallen die Gestaltung ist, sondern ob der Link überall funktioniert: auf dem Display am Empfang, im Chat der Abteilung, in der Signatur einer Mail. Der QR-Code ersetzt die gedruckte Karte, und niemand installiert eine App, nur um zuzusagen.

Praktisch heißt das: ein einziges Ziel für alle Informationen. Rutscht der Empfang von 19:00 auf 19:30, sehen es alle 500 über denselben Link, ohne zweite Mail und ohne Rückfragen im Chat. Die Zusagen landen direkt in der Einladung, in einer sortierten Liste, und welche Fragen im Formular stehen, legst du selbst fest. Wer ein Blatt in der Hand halten will, für die Geschäftsleitung oder als Erinnerung, druckt ein paar Exemplare. Der Rest läuft über den Link, und beim nächsten geänderten Datum muss nichts nachgedruckt werden.

Eine Einladung für 500 Menschen ist kein Gestaltungsproblem. Es ist die Frage, ob ein Link Änderungen aushält und eine Liste sich selbst sortiert.

Wo das Budget hingeht: drei echte Posten

Am Ende bleiben drei Posten. Erstens das Tool: 29,99 EUR, einmalig, der kleinste Betrag des Abends. Zweitens die interne Zeit: Design wählen, Namen, Datum und Ort eintragen, bis zu sechs eigene Fotos hochladen, veröffentlichen. Drittens, wenn gewünscht, ein paar gedruckte Exemplare für die Geschäftsleitung oder für alle, die etwas in der Hand halten wollen. Trag das Eventdatum ein, teste die digitale Einladung kostenlos und schalte sie frei, sobald der Termin steht: 29,99 EUR, einmalig.