Digitale Einladung: Preis für 300 Gäste im Firmenevent

Der Termin steht: Dienstag, 9 Uhr, rund 300 Gäste, ein Teil davon reist aus Wien und Zürich an. Du holst drei Angebote für die Einladung ein und bekommst drei Summen, die weit auseinanderliegen. Keine davon sagt dir, wofür. Genau hier beginnt die Frage nach dem Preis für eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit 300 Gästen. Eine digitale Einladung wählst du heute noch im Katalog, testest die Titelseite kostenlos und verschickst den Link, sobald die Daten stehen.

Denn der Preis entsteht nicht am Layout. Er entsteht dort, wo 300 Namen bestätigt, geprüft und am Veranstaltungstag abgeglichen werden. Wer diese beiden Dinge auseinanderhält, verhandelt anders.

Was kostet eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit 300 Gästen?

Die Gestaltung ist eine einmalige Lieferung: ein Layout, eine Seite, ein Link. Ob 30 oder 300 Personen den Link öffnen, ändert am Designaufwand nichts. Was mit der Gästezahl wächst, sind die Arbeitsschritte dahinter — Rückfragen, Namenslisten, Einlass. Deshalb sollte im Angebot dreierlei stehen: Gestaltung, Plattform und Betreuung. Eine einzige Gesamtsumme sagt dir nichts über den Aufwand, der dahinter steckt.

• Lass dir das Angebot in drei Zeilen geben: Gestaltung, Plattform (Versand und Rückmeldungen) und Betreuung (Einlass, Rückfragen, Tag der Veranstaltung).
• Frag, wie viele Türen oder Nutzer in einer Einlasslösung enthalten sind und was jede weitere kostet.
• Kläre, ob der Link am Veranstaltungstag abläuft oder danach für Nachfragen offenbleibt.
• Leg fest, wer die Bestätigungen nachfasst und in welcher Form die finale Liste bei dir ankommt.

Einlass, Rückfragen, Nachfassen: was digitale Einladungen verteuert

300 Menschen an einem Dienstagmorgen um 9 Uhr einzuchecken braucht Personal, Badges und eine Liste, die stimmt. Das ist eine eigene Leistung und wird getrennt von der Gestaltung berechnet. Frag also, ob Einlasskontrolle im Angebot steckt oder als Modul dazukommt. Diese Zeile verschiebt die Endsumme stärker als jede Schriftwahl.

Dazu kommt das Nachfassen. 300 Bestätigungen einzeln per WhatsApp sind Stunden Arbeit von jemandem. Rechnet der Anbieter sie ein, zahlst du sie über die Rechnung; rechnet er sie nicht ein, zahlst du sie mit deiner Zeit. Ein RSVP-Formular, das die Antworten in einer geordneten Liste sammelt, spart die Tabelle und die Frage „Hast du eigentlich zugesagt?“ drei Tage vorher.

Trenne Gestaltung von Betreuung, dann siehst du, was 300 Gäste wirklich kosten.

Was eine digitale Einladung für 29,99 EUR bei 300 Gästen leistet — und was nicht

Bei Send The Joy bekommst du für 29,99 EUR eine eigene Webseite für deine Veranstaltung, kein PDF. Du teilst sie per Link, QR-Code oder Nachricht. Eure Gäste öffnen sie im Browser und antworten vom Handy, ohne etwas zu installieren. Änderst du Uhrzeit, Adresse, Anfahrt oder Dresscode, bleibt der Link derselbe — niemand muss etwas neu verschicken, alle sehen die aktuelle Fassung. Die Inhalte lassen sich in sieben Sprachen einrichten, auch auf Deutsch, was bei Gästen aus mehreren Ländern hilft. Was sie nicht leistet: Einlasskontrolle, Ticket-Scan und automatische Erinnerungen an Gäste, die nicht geantwortet haben. Das kommt von einem anderen Dienstleister dazu — und genau dort entstehen bei 300 Gästen die Kosten. Wähle ein Design im Katalog, teste die Titelseite kostenlos und entscheide mit dem Angebot in der Hand.