Digitale Einladung für euren Messestand: Darauf achten

Es ist 17:40 am dritten Messetag. Der Besucher stopft euren Flyer zwischen Katalog, Kugelschreiber und Wasserflasche, und im Hotelzimmer fällt er als Erstes heraus. Genau dafür gibt es die digitale Einladung für euren Messestand: eine Seite mit einem Link, die ihr heute noch aus dem Katalog auswählt, im Browser ausfüllt und verschickt.

Denn eine Messe sind zwei Tage Gang und sechs Monate Nachfassen. Was ihr am Stand verteilt, muss noch funktionieren, wenn die Halle leer ist und der Katalog längst im Regal steht.

Der Flyer vom Stand stirbt in der Stofftasche

Die Karte, die ihr im Gang in die Hand drückt, landet unter dem Katalog, dem Kugelschreiber und der Wasserflasche. Im Hotelzimmer zieht sie niemand hervor. Wer euch wirklich wiedersehen will, tippt am Abend „Messe" und euren Firmennamen ins Handy – und findet hoffentlich etwas, das noch da ist. Der Zettel ist am nächsten Morgen weg, der Link nicht.

• Ein Link, der im Browser aufgeht – ohne App, ohne Download, ohne Konto.
• Halle, Standnummer und Uhrzeit der Demo in einem Block, nicht auf drei Absätze verteilt.
• Ein RSVP mit eigener Frage, zum Beispiel: „Zu welchem Vortrag kommt ihr?"
• Platz für sechs eigene Fotos: aufgebauter Stand, Produkt in Nahaufnahme, Team am Eingang.

Digitale Einladung zur Messe: was drinstehen muss

Auf dem Gelände ist der Empfang selten gut. Niemand installiert eine App, nur um zu sehen, wann ihr vorführt. Die Seite läuft deshalb im Browser, und die drei Angaben stehen oben: Halle, Standnummer, Uhrzeit der Demo. Wer zweimal fragen muss, wo ihr steht, kommt beim zweiten Mal nicht mehr.

Beim Zusagen wird es meistens unordentlich: Antworten hängen in WhatsApp, in Mails und auf Zetteln. Hier landen sie in einer Liste, und die Frage stellt ihr selbst – „Zu welchem Vortrag kommt ihr?" oder „Wie viele seid ihr aus dem Team?". Und wenn die Demo von 12 auf 13 Uhr rutscht, ändert ihr das Feld, der Link bleibt derselbe, und ihr müsst niemandem hinterhertelefonieren.

Die besten digitalen Einladungen für Messen wählt man nach Szenen, nicht nach Farben

Eine Messe für Landmaschinen und eine für Naturkosmetik brauchen nicht denselben Ton. Wichtiger als die Farbe ist die Reihenfolge: Titel, wer ausstellt, wo ihr zu finden seid, Programm der Vorträge, letzter Hinweis. Jede dieser Szenen bekommt ihr eigenes Foto und ihren eigenen Text. Sechs eigene Bilder passen hinein, sie richten sich im Rahmen selbst aus, und die Aufnahme für die Titelseite tauscht ihr später aus, ohne ein neues Design zu suchen.

Eine Einladung, die ihr am Messetag noch ändern könnt, bringt mehr als 500 Karten, die schon gedruckt sind.

Demo-Zeit ändern, ohne 500 Karten neu zu drucken

Daran erkennt man den Unterschied: Verschiebt sich der Vortrag um eine Stunde oder wechselt ihr die Halle, korrigiert ihr das im Browser, und wer den Link öffnet, sieht die neue Version. Für die Kontaktliste reicht ein Link. Für Presse, Geschäftsführung und den Stand nebenan könnt ihr ein paar Karten drucken lassen – alles andere wäre Papier, das im Gang liegen bleibt. Im Katalog wählt ihr die Vorlage, testet die Titelseite kostenlos und verschickt die Einladung noch heute: 29,99 EUR als Einmalzahlung, ohne Abo.