Digitale Einladung für medizinische Kongresse in Lissabon

Kurz nach acht im Foyer des Kongresszentrums in Lissabon: Die erste Sitzung wurde von Sala A nach Sala B verlegt, und im Sekretariat liegt ein Stapel gedruckter Programme mit der alten Raumnummer. 300 Mappen, eine falsche Angabe, und niemand will neu drucken. Genau hier ändert eine digitale Einladung die Lage: Sie ist eine eigene Webseite für euren Kongress, kein PDF und kein Bild, und ihr könnt sie heute aus dem Katalog auswählen, anpassen und verschicken.

Niemand muss dafür etwas installieren: Die Einladung öffnet sich in jedem Browser, am Handy, am Tablet oder am Laptop. Verschiebt sich eine Podiumsdiskussion, sehen die Eingeladenen die neue Uhrzeit beim nächsten Öffnen. Der Link bleibt derselbe, auch wenn sich Raum, Ablauf oder Dresscode für den Empfang ändern – nichts muss nachgedruckt oder neu verschickt werden.

Digitale Einladung für medizinische Kongresse: Anmeldung, Sessions, Simultanübersetzung

Eine digitale Einladung ist eine Seite mit verketteten Szenen, die die Gäste nacheinander durchlaufen. Jede Szene hat eine Aufgabe, und Texte sowie Fotos tauscht ihr pro Szene aus. Bei einem medizinischen Kongress – Ärztekongress, Fachtagung, Symposium – sind es meist drei: der Einstieg mit Kongressnamen, Datum und Tagungsort, das wissenschaftliche Programm und der Abschluss mit Abendessen oder Empfang.

• Titelseite mit einem Feld pro Angabe: Kongressname, Datum, Leitsatz und Tagungsort, etwa die genaue Adresse des Venues in Lissabon.
• Szene für das Programm mit den Sitzungen pro Tag und der Uhrzeit jeder Podiumsdiskussion.
• Szene für Abendessen oder Empfang mit Dresscode und einer Karte, die ihr korrigieren könnt, ohne den Link neu zu verschicken.
• RSVP-Formular mit Fragen, die ihr selbst festlegt, und allen Bestätigungen in einer geordneten Liste.

Die besten digitalen Einladungen für Kongresse mit internationalen Referenten

Mit Referenten aus drei Ländern ist ein Formular in einer Sprache zu wenig. Die Webseite gibt es in sieben Sprachen – Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Deutsch – und auch der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache konfigurieren. Portugiesische, spanische und britische Delegierte lesen dieselbe Einladung, jeder in seiner Sprache, und das Komitee muss nichts doppelt verschicken.

Der Versand bleibt unspektakulär: Link in die E-Mail des Tagungssekretariats, QR-Code in die Gruppe des Organisationskomitees. Keine Umschläge, kein Kurier, keine App. Wer zwischen zwei Sessions am Handy bestätigt, macht das im Browser, und die Antworten landen im selben Formular – in einer Liste, die das Sekretariat lesen kann, statt zwischen Sprachnachrichten im Gruppenchat zu suchen. Die Fragen im Formular legt ihr selbst fest, und veröffentlicht wird mit einem Klick.

Ändert sich die Raumnummer, ändert sich die Einladung. Der Link bleibt derselbe.

Was kostet eine digitale Einladung für einen Kongress: 29,99 EUR, einmalig

Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR pro Einladung, einmal gezahlt, ohne Abo. Testen könnt ihr sie kostenlos: Im Testmodus bearbeitet ihr die Titelseite, ohne zu zahlen; mit dem Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Bearbeitet wird direkt im Browser in Joy Studio – ein Feld pro Angabe, Zeichenzähler, Vorschau ohne Neuladen, bis zu sechs eigene Fotos, die sich selbst ins Format setzen, und Musik. Weil der Link derselbe bleibt, kostet die dritte Programmänderung nichts extra. Wer eine Einladung trotzdem auf Papier möchte, kombiniert am vernünftigsten: Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die sie aufbewahren. Wählt ein Design, das zum Ton eures Kongresses passt, probiert es gratis aus und veröffentlicht, wenn das Programm steht.