Digitale Einladung: Kongress Zürich mit Akkreditierung

Kurz vor 14:30 Uhr, im Korridor zwischen Saal A und Saal B, stehen drei Ärztinnen und scrollen in einem PDF, das am Morgen per Mail kam. Sie suchen nicht den Kongress. Sie suchen ihre Sitzung und ihren Saal. Genau da beginnt die Akkreditierung – nicht am Tresen, sondern mit der Einladung. Eine digitale Einladung für einen medizinischen Kongress in Zürich lässt sich heute aus der Kollektion heraus aufsetzen und noch am selben Tag verschicken.

Der Unterschied ist unspektakulär und entscheidend: Du verschickst keinen Anhang, sondern einen Link. Wer ihn öffnet, sieht Programm, Räume und Zeiten in der aktuellen Fassung. Die Bestätigungen landen nicht in einem Chatverlauf, sondern in einer Liste in der Einladung selbst.

Die Akkreditierung für den Kongress in Zürich beginnt mit der digitalen Einladung

Auf der Titelszene stehen Kongresstitel, Jahr, Datum und Tagungsort in getrennten Feldern. Wer den Link öffnet, weiß nach zwei Sekunden, ob er richtig ist. Jede Parallelsitzung kann ihre eigene Szene bekommen: «Kardiologie interventionell, Saal B, 14:30 Uhr» steht ausgeschrieben im Text, ohne dreiseitiges PDF. Und die Fragen zur Bestätigung stellst du selbst – etwa, welche Parallelsitzung gewählt wird. Die Antworten kommen geordnet zurück, nicht als verlorene Chatnachricht.

• Der genaue Kongresstitel mit Jahr, so wie er auf der Titelszene stehen soll.
• Datum, Tagungsort und Startzeit jeder Parallelsitzung – jede in ihrer eigenen Szene.
• Die Fragen zur Bestätigung: Teilnahme, gewählte Sitzung, Abendessen der Referierenden.
• Die Fotos: der Tagungsort als Titelbild, ein Bild des Komitees als Dekoration.

Warum digitale Einladungen einen Kongress mit Parallelsitzungen ordnen

Die Einladung ist kein PDF und kein Bild, sondern eine eigene Webseite für dein Event. Du teilst sie als Link, als QR-Code am Empfang oder als Nachricht in die Gruppe des Komitees. Die Szenen hängen aneinander – Titel, Programm, Akkreditierung, Abendessen der Referierenden – und jede Szene lässt sich mit eigenen Texten und bis zu sechs eigenen Fotos gestalten.

Teilnehmende öffnen den Link im Browser des Handys, zwischen zwei Sitzungen, und bestätigen dort. Keine App, kein Konto, nichts zu installieren. Wenn ein Vortrag um 16:00 Uhr den Saal wechselt, änderst du das im Editor, und der Link bleibt derselbe. Niemand muss etwas neu verschicken, nichts wird neu gedruckt.

Deutsch, Französisch, Englisch: dieselbe Einladung, drei Lesarten

Die Webseite gibt es in sieben Sprachen, Deutsch inklusive, und der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache pflegen: Das lokale Komitee liest auf Deutsch, der eingeladene Referent auf Englisch. Nichts zum Herunterladen, es öffnet sich in jedem Browser – praktisch, wenn jemand die Einladung zwischen zwei Visiten am Handy des Spitals aufruft. Die Bestätigungen sammeln sich in einer Liste, damit in der Kongresswoche niemand Antworten aus WhatsApp zusammensucht.

Ein Programm auf Papier ist am Tag der Änderung alt. Ein Link ist es nicht.

Was kostet die Einladung zum Kongress?

29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Abo – ob 60 Fachleute kommen oder 600. Enthalten sind alle Szenen, bis zu sechs eigene Fotos, Musik, die Fragen zur Bestätigung und die Antworten in einer Liste. Vorher probierst du es gratis: Im Testmodus bearbeitest du die Titelszene, ohne zu zahlen. Gedruckt wird nichts – wenn das Komitee ein paar Blätter fürs Archiv möchte, ist die vernünftige Lösung eine Kombination: Link für alle, ein paar Ausdrucke für die Ablage. Und sag im ersten Satz, dass alle ein Handy, ein Tablet oder einen Laptop mit Verbindung brauchen, damit niemand am Tresen ohne Saalnummer steht.