Digitale Einladung für den Kongress: Programm und Check-in

Zwei Wochen vor dem Kongress geht die dritte Programmfassung per Mail raus, mit dem Satz „bitte die alte Version löschen“. Am Tag darauf verschiebt sich die Akkreditierung um eine Stunde, ein Saal tauscht, und auf dem Ausdruck steht noch der Seiteneingang. Wer schon einmal eine Tagung organisiert hat, kennt diesen Nachmittag. Eine digitale Einladung für den Kongress ersetzt den Anhang durch eine Seite mit einem Link. Du wählst im Katalog ein Design, trägst Programm, Anfahrt und Akkreditierung ein und verschickst den Link am selben Tag.

Der Unterschied liegt selten im Design. Er liegt darin, was ein Gast nach fünf Sekunden weiß: wann es losgeht, wo er hinmuss und ab wann er seinen Badge abholt.

Der erste Blick entscheidet über die Anmeldung

Die erste Bildschirmseite trägt drei Angaben: Datum, Beginn und den Namen des Saals. Steht die Akkreditierung weiter unten, sucht der Gast – und schließt den Tab. Adresse und Anfahrt gehören daneben, als Karte, die sich auf dem Handy öffnet. Eine Postleitzahl allein sagt niemandem, wie er vom Bahnhof zum richtigen Eingang kommt.

• Datum, Beginn und die Uhrzeit, ab wann die Akkreditierung offen ist – alles auf der ersten Seite.
• Adresse der Location plus Karte, die sich auf dem Handy antippen lässt.
• Kurzprogramm mit den Sessions, für die man sich zusätzlich anmelden muss.
• Wo der Badge abgeholt wird und welches Dokument dafür nötig ist.

Digitale Einladung für den Kongress: ein Link statt PDF

Verschickt wird kein Anhang, sondern ein Link oder ein QR-Code in der ersten Rundmail. Sammlungen mit „Programm_final_v3.pdf“ fallen weg, ebenso die Rückfrage, welche Fassung denn jetzt gilt.

Ändert sich der Saal oder die Akkreditierungszeit, bearbeitest du die Einladung, und derselbe Link zeigt die neue Version. Niemand muss etwas nachschicken. Gäste öffnen sie im Browser ihres Handys, ohne eine App zu installieren, und bestätigen direkt von dort. Für wiederkehrende Tagungen heißt das: digitale Einladungen, die pro Sprache anders klingen, aber auf denselben Link zeigen.

Ein Link, der sich ändern lässt, ersetzt drei Rundmails und einen Ordner voller Anhänge.

Kongresseinladungen erstellen: Sprache, Fotos, Musik

Die Seite gibt es in sieben Sprachen – Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch –, und der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen. Bei internationalen Delegationen heißt das: eine Einladung statt sieben PDFs.

Bis zu sechs eigene Fotos passen hinein: die Fassade des Hauses, ein leerer Saal, das Logo, ein Bild des Komitees. Sie werden automatisch in den Rahmen gesetzt, und du kannst jedes Foto später austauschen. Szenen und Musik stellst du im Editor im Browser ein, ohne etwas zu installieren.

Das RSVP, das die Akkreditierung ordnet

Bestätigungen landen in einer Liste in derselben Einladung, nicht in einem Chat, in dem sich vierzig Nachrichten stapeln. Die Fragen im Formular legst du selbst fest – etwa welche Session jemand besucht oder ob er zur Abendveranstaltung kommt. Antwortet jemand später, aktualisiert sich die Liste, und der Link bleibt für alle gleich. Wenn Datum und Ort stehen, brauchst du kein Layout-Programm: Du probierst die Einladung kostenlos aus und schaltest nach dem Kauf für 29,99 EUR alle Szenen frei.