Digitale Einladung für einen Kongress mit parallelen Tracks

Drei Tracks, drei Säle, ein Zeitplan. Um 9:40 stehen rund 30 Leute im Foyer und wissen nicht, ob sie in Saal 1, 2 oder 3 gehen sollen. Jemand vom Orga-Team hält das ausgedruckte Programm hoch, und darauf steht noch die alte Uhrzeit. Genau dafür gibt es eine digitale Einladung: Du suchst im Katalog ein Design aus, passt Texte und Fotos im Browser an und schickst den Link noch heute raus, auch für einen Kongress mit parallelen Tracks.

Das Problem ist selten der Kongress. Das Problem ist die Einladung. Ein PDF antwortet nicht, ändert sich nicht und fragt niemanden, welchen Track er besucht. Wer den Track nicht kennt, fragt im schlimmsten Fall fünf Leute, oder er kommt gar nicht.

Digitale Einladung für einen Kongress mit parallelen Tracks

Bei parallelen Tracks muss sich jeder Gast entscheiden, denn in drei Sälen gleichzeitig sitzt niemand. Also muss die Einladung diese Frage stellen. Eine digitale Einladung ist bei Send The Joy eine eigene Webseite, keine Datei zum Herunterladen. Du stellst die Fragen im Bestätigungsformular selbst zusammen, zum Beispiel „Welchen Track besuchst du?“ mit den Optionen Marketing, Tech und Nachhaltigkeit. Die Antworten landen in einer geordneten Liste in derselben Einladung. Kein Nachfragen per WhatsApp, keine Zettel am Empfang. Kommt später ein vierter Track dazu, ergänzt du die Frage im Formular.

• Ein RSVP-Formular mit eigener Frage zum Track, etwa Marketing, Tech oder Nachhaltigkeit.
• Eigene Szenen für jeden Saal, jede mit Uhrzeit und Raum im Text.
• Ein Link oder QR-Code, der im Browser läuft, deine Gäste installieren keine App.
• Änderungen nach dem Versenden: Uhrzeit oder Saal anpassen, der Link bleibt derselbe.

Die Vorlage aufbauen: drei Tracks, drei Szenen

Die Einladung besteht aus verketteten Szenen. Eine Szene stellt Track A vor, die nächste Track B, die letzte Track C. Jede Szene bekommt ihren eigenen Text mit Uhrzeit und Raum, dazu ein Foto des Saals oder der Hauptreferentin. Bis zu sechs eigene Fotos lassen sich einsetzen, die Einladung rahmt sie selbst ein, und du markierst, welches Foto die Titelseite wird.

Wandert ein Track von Saal 2 in Saal 4, änderst du den Text im Joy Studio und veröffentlichst neu. Der Link bleibt gleich, also sehen alle die aktuelle Version, auch die Gäste, die schon zugesagt haben. Bezahlt wird einmal: 29,99 EUR pro Einladung, ohne Abo.

Eine Einladung, die sich ändern lässt, ohne dass du sie neu verschickst: genau das braucht ein Kongress mit parallelen Tracks.

Der Ablauf am Tag davor

Am Abend vor dem Kongress teilst du den Link per Messenger oder hängst den QR-Code im Foyer auf. Deine Gäste öffnen ihn im Browser, antworten vom Handy aus und wählen ihren Track. Du siehst die Zusagen in einer Liste und weißt, mit wie vielen Leuten du in welchem Saal rechnen kannst. Die Liste bleibt in der Einladung, du kannst sie jederzeit wieder aufrufen.

Was du dann nicht mehr machst

Du druckst kein Programm nach, das nach zwei Stunden veraltet ist, und du schreibst keine 30 Nachrichten, um zu fragen, wer kommt. Wenn du einen Kongress mit parallelen Tracks organisierst, probier die Einladung vorher kostenlos aus: Im Testmodus bearbeitest du die Titelseite, ohne zu zahlen, beim Kauf schaltest du alle Szenen frei.