Digitale Einladung für Kongress mit mehreren Räumen

8:40 Uhr im Foyer eines Hotels. Am Saal A hängt noch das Programm von gestern, weil um 9:00 eine Session den Raum gewechselt hat. Zwei Teilnehmerinnen scrollen in einer Mail von vor drei Wochen und fragen am Counter, wo sie jetzt hinmüssen. Genau dafür ist eine digitale Einladung für einen Firmenkongress gedacht: Du baust sie aus der Kollektion, teilst einen Link, und jeder Gast landet in seinem Raum.

Das lässt sich heute noch aufsetzen. Du wählst ein Design, probierst die Titelseite im Testmodus kostenlos und schaltest beim Kauf alle Szenen frei. Einmal 29,99 EUR, kein Abo.

Trends 2026: Digitale Einladung für den Kongress mit parallelen Sessions

Die Programme kommen mit drei oder vier Tracks gleichzeitig. Der Gast sucht nicht mehr den Kongress, er sucht seine Session um 11:30 in Saal B. Die Anmeldung passiert am Handy zwischen zwei Terminen, und wenn ein Workshop am selben Tag ausfällt, ist die gedruckte Karte schon falsch.

• Drei oder vier Tracks laufen parallel: Die Leute suchen ihre Session, nicht das Gesamtprogramm.
• Die Anmeldung läuft am Handy zwischen zwei Meetings: Der Link öffnet sich im Browser, ohne App und ohne Installation.
• Ein Raumwechsel am Morgen macht jede gedruckte Karte von gestern ungültig. Der Link bleibt richtig.
• Referenten und Gäste kommen aus mehreren Ländern: Die Einladung lässt sich pro Sprache konfigurieren, sieben Sprachen stehen zur Verfügung.

Digitale Einladungen für Firmenkongresse: eine Szene pro Raum

Die Einladung ist eine eigene Webseite, kein PDF und kein Bild. Sie besteht aus verketteten Szenen: Titelseite mit Name des Kongresses und Datum, dann eine Szene pro Saal mit Uhrzeit und Referentin, am Ende der Apéro oder das Galadinner.

Jeder Text sitzt in seinem eigenen Feld – Rubrik, Namen, Datum, Satz, Ort – und der Zeichenzähler verhindert, dass der lange Saalname in der Vorschau abbricht. Bis zu sechs eigene Fotos sind möglich: der Hausplan, das Logo des Hauptsponsors oder der volle Saal vom letzten Jahr. Die Fotos werden automatisch in den Rahmen gesetzt, das Titelbild lässt sich später austauschen.

Ein Kongress hat nicht eine Uhrzeit, sondern viele. Die Einladung hat trotzdem nur einen Link.

Was kostet eine digitale Einladung für einen Kongress?

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, ohne Abo. Enthalten sind alle Szenen der Webseite, bis zu sechs eigene Fotos, Musik und die Fragen für die Rückmeldung, die du selbst zusammenstellst. Was sie nicht leistet: Sie fragt keine Allergien, Menüs oder Bustransfers ab – diese Kästchen gehören in dein internes Formular für die Orga. Und gedruckt wird nichts. Wenn jemand Papier will, ist die vernünftige Lösung ein Link für alle und ein paar gedruckte Exemplare für die, die etwas aufbewahren.

Der verschobene Slot am Donnerstag – und die Zusagen in einer Liste

Wenn Saal C von 10:00 auf 10:30 rutscht, änderst du die Zeit, und der Link bleibt derselbe. Wer ihn schon geöffnet hat, sieht die aktuelle Version. Dresscode fürs Galadinner, Treffpunkt für den Bus: kein Neudruck, keine zweite Mail, und niemand sucht die alte Nachricht im Chat. Die Zusagen kommen in derselben Einladung an, in einer geordneten Liste, mit den Fragen, die du im Formular festlegst. Das Nachfragen per Chat fällt weg.

Probier das Design gratis im Testmodus, bearbeite die Titelseite und veröffentliche, sobald das Programm steht. Mit einer digitalen Einladung von Send The Joy für 29,99 EUR öffnet jeder Gast seinen Saal im Browser, und du liest die Zusagen in einer einzigen Liste.