Digitale Einladung für Kongresse mit Simultanübersetzung

Am Abend vor dem Kongress liegt im Postfach ein PDF mit dem Namen programm_final_NEU.pdf. Die Delegation aus Mailand öffnet es und findet nur die deutsche Fassung. Am nächsten Morgen kursieren drei Tabellen mit Anmeldungen, in denen dieselbe Person zweimal steht. Eine digitale Einladung für einen Kongress mit Simultanübersetzung setzt du heute noch im Katalog auf, passt sie im Browser an und verschickst sie als einen Link: Inhalte pro Sprache, Rückmeldungen in einer Liste.

Drei Arbeitssprachen brauchen keine drei Drucksorten. Sie brauchen eine Seite, die jeder im Zug zwischen Bern und Basel im Browser öffnet – ohne App, auf dem eigenen Handy, mit Ort, Zeit und Ablauf in der Sprache, die er liest.

Drei Sprachen, eine Digitale Einladung

Bevor du ein Design auswählst, entscheidest du, wie die Einladung aufgebaut ist. Bei einem Programm mit drei Arbeitssprachen gibt es zwei saubere Wege, und beide haben mit dem Design nichts zu tun.

• Lege den Aufbau vor dem Design fest: drei getrennte Links, einer pro Sprache, oder eine Einladung, deren Inhalte du pro Sprache einstellst. Mit Delegationen aus Zürich, Genf und Mailand trennen drei Links die Nachverfolgung sauberer.
• Benenne die Links so, wie ein Delegierter sie suchen würde: kongress-2026-de, kongress-2026-fr, kongress-2026-it. Nicht programm-final-v4-ok.
• Schreib die Uhrzeit in allen drei Fassungen gleich, im 24-Stunden-Format und mit der Zeitzone des Kongresses.
• Nenn den Ort so, wie er auf dem Bahnticket steht, nicht so, wie das Hotel ihn nennt.

Digitale Einladungen für Kongresse mit Simultanübersetzung: was sie vorher ordnen

Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite für dein Ereignis, kein PDF, das mit geändertem Dateinamen durch den Verteiler wandert. Der Gast öffnet den Link im Browser und liest Ort, Zeit und Ablauf in seiner Sprache, ohne etwas zu installieren.

Wer den Link im Zug zwischen Bern und Basel öffnet, sieht die Begrüßung, die Adresse und das Programm und bestätigt direkt vom Handy. Die Rückmeldungen sammeln sich in einer Liste innerhalb der Einladung: Das Komitee sieht, wer kommt und in welcher Sprache, ohne drei Tabellen zu vergleichen oder Antworten per WhatsApp einzusammeln.

Der Link bleibt derselbe. Was sich ändert, ist die Fassung, die der Gast gerade öffnet.

Ein Saalwechsel wird nicht weitergeleitet, er wird aktualisiert

Wandert der Hauptvortrag um 9 Uhr von Saal A nach B, änderst du Ort und Karte, und der Link bleibt derselbe: Niemand bekommt eine Korrektur-Mail. Auch den Dresscode stellst du von „business casual“ auf „dunkler Anzug“ um, ohne etwas neu zu drucken oder zu verschicken, denn der Gast sieht beim Öffnen die aktuelle Fassung. Sogar das Titelfoto, etwa das Foyer am Vorabend, tauschst du aus, während der Link zwischen den Delegationen längst zirkuliert.

Das RSVP in drei Sprachen – und was die Einladung nicht ersetzt

Die Fragen im Formular stellst du selbst: Teilnahme am Gala-Dinner, geplanter Anreisetag und in welcher Sprache der Gast die Vorträge verfolgt. Jede Antwort erscheint in der Bestätigungsliste der Einladung, und daraus druckst du eine Seite für die Produktionssitzung. Kommt eine Satelliten-Session dazu, ergänzt du die passende Frage nach dem Versand – der Link bleibt unverändert.

Das Dolmetschen bleibt menschlich und extern: Die Einladung ordnet die Sprache der Informationen und der Rückmeldungen, sie übersetzt nicht die Stimme aus der Kabine. Erinnerungen an alle, die noch nicht geantwortet haben, verschickt sie nicht – setz ein sichtbares Antwortdatum in die RSVP-Szene und lass eine Person aus dem Komitee die Liste prüfen. Und wenn der Vorstand ein paar Blätter in der Hand halten will: Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die sie aufbewahren.

Wenn Termin, Sprachen und Ort stehen, ist die Einladung das erste Stück, das du veröffentlichst: ein Link für die deutsche, einer für die französische, einer für die italienische Delegation, dazu eine Liste, in der alle Antworten zusammenlaufen. Setz sie im Katalog auf, ändere sie so oft du willst, und schick sie am selben Tag an alle drei Gruppen.