Digitale Einladung Kongress Berlin: 200 Gäste, ein Preis

Zehn Tage vor dem Kongress klingelt das Telefon: Der Vortrag um 10 Uhr fällt aus, und die Session zieht von Raum 3 in Raum 1. Mit 200 gedruckten Karten in der Schublade wird daraus ein Nachmittag mit Umschlägen, Adressen und einer zweiten Runde Porto. Mit einer digitalen Einladung öffnest du den Editor, änderst zwei Zeilen, und derselbe Link zeigt allen die neue Fassung. Den Preis für eine digitale Einladung für einen Kongress mit 200 Gästen in Berlin siehst du direkt im Katalog, und du kannst sie heute noch gestalten und verschicken: 29,99 EUR, einmal bezahlt.

Im Folgenden geht es um die drei Fragen, die vor der Bestellung wirklich aufkommen: Was kostet die Einladung, was passiert, wenn sich das Programm ändert, und wo landen die Zusagen. Papier kommt dabei nicht vor, ein Abo auch nicht, und deine Gäste brauchen keine App.

Was kostet eine digitale Einladung für einen Kongress mit 200 Gästen in Berlin?

Der Preis ist eine Zahl, die nicht mitwächst: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Monatsbeitrag. Ob am Ende 200 Leute an der Akkreditierung stehen oder nur 40 – es bleibt bei diesem Betrag. Geteilt durch 200 sind das rund 15 Cent pro Person, gerechnet mit der Einladung vor der Nase statt mit einer Schätzung. Aus dem Budget verschwinden außerdem Neudruck, Umschläge, Briefmarken und Kurier, weil nichts verschickt werden muss.

• Prüfe, ob der Preis pro Einladung gilt und nicht pro Gast: 29,99 EUR einmal, keine monatliche Gebühr.
• Teste das Design im Testmodus, bevor du zahlst: Die Titelseite bearbeitest du gratis, beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet.
• Leg die Sprache vor dem Veröffentlichen fest: Beschriftung, Datum und Ort auf Deutsch, auf Englisch oder in beiden.
• Formulier die RSVP-Fragen mit Blick auf Akkreditierung und Abendessen, nicht als allgemeines Formular.

Digitale Einladungen für Kongresse: Raumwechsel ohne 200 neue Nachrichten

Fällt der Referent um 10 Uhr aus und die Session zieht von Raum 3 nach Raum 1, bearbeitest du den Text, und der Link zeigt die neue Fassung. Niemand bekommt eine zweite Mail mit „Korrektur“ im Betreff. Uhrzeit, Ort, Karte und der Begrüßungssatz liegen im Editor im Browser (Joy Studio), mit Vorschau ohne Neuladen, und du installierst dafür nichts.

Ein Link lässt sich in die Kongress-Website kleben, in die E-Mail-Signatur des Teams und in den Orga-Chat. Es wandern keine 200 unterschiedlichen Dateien durch Downloads-Ordner, und niemand hält einen alten Stand für den aktuellen.

Ein Link, der sich ändern lässt, ist bei 200 Gästen mehr wert als 200 perfekt gedruckte Karten.

Die Zusagen landen in einer Liste, nicht in zwanzig Chats

Bestätigungen sammeln sich in der Einladung selbst, in einer sortierten Liste. Du siehst, wer kommt, ohne das „ja, bin dabei“ von vor drei Wochen in WhatsApp zu suchen. Welche Fragen im Formular stehen, legst du fest: Wenn du wissen willst, wer am Donnerstag zum Abendessen bleibt und wer nur zur Akkreditierung kommt, fragst du genau das ab. Deine Gäste öffnen dafür den Link im Handy-Browser, lesen das Programm und antworten dort – ohne Download, ohne Installation.

Berlin: dieselbe Einladung auf Deutsch und auf Englisch

Der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen: Das lokale Team liest Beschriftung, Datum und Ort auf Deutsch, die internationalen Referenten auf Englisch, beides im selben Link. Die Website gibt es in sieben Sprachen, auch auf Deutsch – praktisch, wenn die Person, die den Link teilt, nicht die Person ist, die ihn liest. Bis zu sechs eigene Fotos passen in das Design: die Fassade der Location, der Saalplan und das Porträt des Referenten. Ein Foto tauschst du später aus, ohne die Einladung neu zu bauen.

200 Gäste sind 200 Versionen derselben Information. Mit einem Link sehen alle dieselbe und die aktuelle Fassung, und niemand bleibt auf einem alten Stand hängen. Wähle ein Design, teste es gratis und veröffentliche, wenn das Programm steht: Der Link bleibt derselbe, auch wenn die Session den Raum wechselt.