Digitale Einladung Kongress: Preis für 600 Teilnehmer

Drei Wochen vor deinem Kongress mit 600 Teilnehmern wechselt der Saal. Jemand aus dem Orga-Team fragt: „Was kostet eine Digitale Einladung für 600 Leute – und schaffen wir das noch heute?“ Ja, heute noch. Du wählst ein Design im Katalog, testest es gratis und verschickst einen Link. Keine 600 Karten, keine Adressliste, kein Nachdruck.

Bei 600 Gästen ist das Design nicht der teure Teil. Teuer wird jede Änderung danach: neuer Raum, neue Uhrzeit, neuer Name auf dem Programm. Bei 600 Teilnehmern zählt nicht der erste Versand, sondern der dritte. Genau dort kippt die Papier-Rechnung, und genau dort bleibt bei der digitalen Einladung der Link derselbe.

Ab 500 Teilnehmern geht das Geld in Änderungen, nicht ins Papier

600 Karten mit Saal, Uhrzeit und Kongressname sind eine Auflage. Wenn drei Wochen vorher der Raum wechselt, wird diese Auflage neu gedruckt und noch einmal bezahlt. Dazu kommen Umschläge, Versand und eine Adressliste mit 600 Firmen. Und die Woche vor dem Event? Da läuft das Team 600 Menschen per WhatsApp und Telefon nach, um Bestätigungen einzusammeln. Das ist Arbeit, die niemand in die Budgetzeile schreibt.

• 600 Karten mit Saal, Uhrzeit und Kongressname: Ändert sich der Saal, wird die Auflage neu gedruckt und erneut bezahlt.
• Umschlag, Versand und Adressliste für 600 teilnehmende Firmen: In der Rechnung wiegt das schwerer als das Design.
• Die Woche vor dem Event: 600 Menschen per WhatsApp und Telefon nachlaufen, um Zusagen einzusammeln.
• Ein falsch geschriebener Firmenname auf 600 Karten: Die Korrektur kostet einen neuen Druck, nicht nur eine Minute.

Was kostet eine Digitale Einladung für 600 Teilnehmer?

29,99 EUR, einmalig. Keine Monatsgebühr, keine Plattformkosten zwischen zwei Kongressjahren. Für ein jährliches Treffen heißt das: kein Abo zwischen den Ausgaben. Du teilst die Einladung per Link, per QR-Code oder per Nachricht. Niemand aus dem Orga-Team muss etwas installieren. Die Teilnehmer öffnen den Link im Browser auf dem Handy und bestätigen dort – ohne App.

Der Preis skaliert nicht mit der Gästeliste. Was skaliert, ist die Übersicht: Die Bestätigungen landen in einer geordneten Liste in derselben Einladung, nicht in 600 einzelnen Mails. Die Liste wächst mit den Zusagen, ohne dass du sie aus verschiedenen Postfächern zusammensuchst. Die Fragen im Bestätigungsformular stellst du so, wie dein Registrierungsteam sie braucht. Ändert sich der Tagungsort oder die Uhrzeit, bearbeitest du die Einladung – derselbe Link zeigt die aktuelle Version. Niemand muss etwas nachschicken.

Ein Link für 600 Menschen ist billiger als 600 Karten, die nach der ersten Änderung falsch sind.

Digitale Einladungen für Kongresse: Was sie nicht leistet und wohin das Budget geht

Eine Digitale Einladung druckt nichts und verschickt keinen Umschlag. Wenn das Komitee oder Referenten etwas in der Hand halten wollen, ist die sinnvolle Lösung: ein Link für alle und ein paar wenige gedruckte Exemplare extra. Sie ist auch keine App und kein Scannersystem für Tickets; was du bekommst, ist eine geordnete Bestätigungsliste in der Einladung. Deine Gäste brauchen ein Handy, Tablet oder Laptop mit Verbindung. Das Budget, das keine Nachdrucke braucht, steckt stattdessen in einer Einladung mit bis zu 6 eigenen Fotos, in Inhalten pro Sprache – die Website gibt es in 7 Sprachen – und im gratis Test: Im Testmodus bearbeitest du die Startseite, beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Wenn der Saal wechselt, bleibt der Link in der Agenda, im Newsletter und in der Anmelde-E-Mail gleich. Wähle dein Design, teste es kostenlos und teile den Link mit allen 600 Teilnehmern.