Digitale Einladung für 500: Was ein Kongress wirklich kostet

Es ist zwei Wochen vor dem Kongress, und im Sekretariat stapeln sich die Listen. 500 Namen, drei WhatsApp-Gruppen und eine Excel-Tabelle, die niemand mehr ganz versteht. Die Frage, die alles blockiert, ist einfach: Was kostet eine digitale Einladung für einen Kongress mit 500 Teilnehmern? Die Antwort kannst du heute noch testen: Im Katalog von Send The Joy legst du die Einladung an, und nach dem Kauf verschickst du sie mit einem Klick.

Digitale Einladungen für Kongresse sind keine PDFs, sondern eigene Webseiten. Sie öffnen sich in jedem Browser, ohne App. Du teilst sie per Link, per QR-Code oder per Nachricht. Der Link bleibt derselbe, auch wenn du später etwas änderst. Und du kannst sie noch heute aus dem Katalog heraus anlegen.

Was du mit einer digitalen Einladung für 500 Teilnehmer kaufst

Du kaufst keine gedruckte Karte und keinen PDF-Anhang. Du kaufst eine eigene Webseite für deinen Kongress, die in jedem Browser läuft – auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Laptop am Empfang. Keine App, keine Installation. Du teilst sie per Link, per QR-Code auf der Delegiertenmappe oder per WhatsApp-Nachricht an die Gruppe. Drei Wege, ein Ziel. Vor dem Kauf kannst du die Startseite im Testmodus bearbeiten; mit dem Kauf werden alle Szenen freigeschaltet und du veröffentlichst mit einem Klick.

• Eine Webseite für den Kongress mit Link und QR-Code, ohne App.
• Einmalige Zahlung von 29,99 Euro, kein Abo und keine Kosten pro Gast.
• Bis zu 6 eigene Fotos und bearbeitbare Texte mit Zeichenzähler.
• Rückmeldungen in einer geordneten Liste, später editierbar ohne neues Versenden.

Das echte Budget: Was eine digitale Einladung für einen Kongress kostet

Papier, Druck, Umschläge und Kurier fallen aus der Rechnung. Keine Kisten mit Karten, die zu spät am Veranstaltungsort ankommen, keine Nachsendungen an die halbe Liste. Wenn sich eine Uhrzeit oder ein Raum ändert, korrigierst du das im Editor, und der Link bleibt für alle gleich. Das Programm verschiebt sich oft bis 48 Stunden vorher; jede vermiedene Neuauflage ist eine Zeile weniger in deiner Produktions-Excel. Das Komitee diskutiert Änderungen oft bis kurz vor Schluss; jede davon landet im Editor, nicht in einer neuen Druckauflage.

29,99 Euro einmalig, auf 500 Teilnehmer umgerechnet: weniger als sechs Cent pro Person. Der ehrliche Vergleich ist nicht eine andere Webseite, sondern das Paket aus der Druckerei. Und es gibt keine monatliche Gebühr, die im nächsten Jahr steigt, wenn aus 500 plötzlich 900 Anmeldungen werden. Der Preis skaliert nicht mit der Gästezahl, also steht dein Budget, bevor du das erste Mal mit dem Komitee sprichst.

Eine digitale Einladung ist keine Datei, sondern eine Seite, die sich aktualisiert, ohne dass du sie neu verschickst.

Der Tag, an dem sich der Ort ändert

Du aktualisierst den Plan, den Dresscode oder den Willkommenstext, und wer den Link an diesem Morgen öffnet, sieht die neue Version. Niemand muss etwas weiterleiten. Die Rückmeldungen landen in derselben Einladung, in einer sortierten Liste – kein Zusammensuchen aus drei WhatsApp-Threads. Die Seite lässt sich pro Sprache einstellen, für Delegierte aus mehreren Ländern. Was sie nicht macht: Tische verwalten, Teilnehmerzahl prüfen oder Tickets scannen. Sie ist digital und druckt nicht; die sinnvolle Kombination sind ein Link für alle und ein paar Papierkopien für Komitee und Referenten. Wenn du gerade das Budget für einen Kongress mit 500 Teilnehmern zusammenstellst, teste die Startseite kostenlos und sieh, wie viel einfacher die Akkreditierung mit einer digitalen Einladung wird. Für 29,99 Euro bekommst du Link, QR-Code und Rückmeldungen an einem Ort, ohne Papier und ohne Nachsendungen.