Digitale Einladung zur Jahreskonferenz im Unternehmen

Montag, 8:40 Uhr, Lobby des Tagungshotels. Die ersten Kolleginnen aus Mailand stehen mit Rollkoffer am Counter und suchen den Raum für die Akkreditierung. Vierhundert Menschen, sechs Länder, zwei Tage Programm. Die Einladung ist seit Donnerstag draußen, und trotzdem fragt die halbe Delegation nach, wo das Gala-Dinner jetzt stattfindet. Eine Digitale Einladung für eure Jahreskonferenz wählt ihr heute aus der Kollektion, passt sie im Browser an und verschickt sie noch am selben Tag.

Es geht nicht um ein schöneres PDF. Es geht darum, dass eine Änderung am Donnerstag nicht vierhundert Rückfragen am Montag bedeutet – und dass niemand eine App installieren muss, um den neuen Saal zu finden.

Was in eine Digitale Einladung für die Jahreskonferenz gehört – und was nicht

Im Editor füllt ihr Feld für Feld: Rubrik, Namen, Datum, Satz und Ort. Der Name der Keynote-Speakerin steht in ihrer eigenen Zeile, das Datum in seiner. Wird die Keynote um eine Stunde geschoben, ändert sich genau diese Angabe und sonst nichts. Der Zeichenzähler pro Feld zeigt vorher, ab wann der vollständige Titel des Vorstands zu lang wird – das Layout bleibt trotzdem stehen. Genauso wichtig ist, was nicht hineingehört: Allergien, Menüwünsche, Kinderbetten oder Bustransfers sammelt die Bestätigung nicht ein. Wer das braucht, hängt ein separates Formular oder eine Mailadresse dahinter und schreibt das gleich in die Einladung, bevor die ersten danach fragen.

• Datum, Tagungsort und Uhrzeit der Akkreditierung – jedes in einem eigenen Feld.
• Zwei Dresscodes: Plenartag im Haus, Gala-Dinner am Abend.
• Genaue Adresse des Tagungshotels, dazu der Link zur Karte.
• Ein Willkommenssatz in einer Zeile mit dem Namen des Gastgeberteams.

Vierhundert Zusagen passen nicht in einen WhatsApp-Thread

Zusagen landen in der Einladung selbst, in einer Liste, die ihr in Ruhe durchgeht. Kein Zusammensuchen aus vierzig Chats, keine Tabelle, an der drei Leute gleichzeitig arbeiten. Die Fragen im Bestätigungsformular stellt ihr selbst zusammen: Wer nur zum Plenartag kommt und wer auch beim Gala-Dinner sitzt – danach fragt die Einladung beim Ausfüllen, nicht der Gruppenchat um halb elf abends.

Änderungen nach dem Verschicken sind Alltag. Akkreditierung von 8:30 auf 9:00 Uhr, neuer Dresscode, anderes Hotel: Ihr bearbeitet das im Browser, der Link bleibt derselbe, und alle sehen die aktuelle Fassung. Keine zweite Mail, kein „Achtung, neue Info“ an vierhundert Adressen.

Eine Änderung am Donnerstag darf nicht vierhundert Rückfragen am Montag ergeben.

Ein Link, sechs Länder, keine App

Den Link schickt ihr per WhatsApp, per Mail oder als QR-Code, der an der Leinwand im Plenarsaal hängt. Er öffnet sich im Browser auf dem Handy, dem Tablet oder dem Laptop – wer um 23 Uhr im Taxi sitzt, liest Ort und Uhrzeit direkt nach. Die Seite gibt es in sieben Sprachen, und der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen: Die französische und die italienische Delegation lesen dieselbe Agenda, ohne dass ihr alles doppelt tippt. Wechselt das Tagungshotel, ändert ihr es im Browser, und derselbe Link zeigt allen die neue Adresse samt Karte.

Die Agenda als Szenen statt als PDF

Eine Firmeneinladung liest sich nicht wie eine Tabelle. Sie besteht aus Szenen, die aufeinander folgen: Titelbild, Begrüßung, Tagesagenda, Abendessen, Abschluss. Jede Szene hat ihre eigenen Texte und Fotos. Bis zu sechs eigene Bilder passen hinein, das Titelbild markiert ihr, und jedes Foto tauscht ihr später gegen ein besseres – auch wenn es vom Handy eines Kollegen kommt, es richtet sich selbst im Rahmen ein. Musik lässt sich ebenfalls hinterlegen.

Eine Digitale Einladung kostet 29,99 EUR, einmal bezahlt, ohne Abo – bis zur Konferenz im Jahr darauf läuft keine monatliche Gebühr weiter. Der Link bleibt immer derselbe, egal wie oft ihr Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder Begrüßungssatz ändert. Papier? Wenn zwei Kollegen die Karte aufbewahren wollen, druckt ein paar Blätter für sie – die Einladung selbst druckt und versendet nichts. Testet das Design kostenlos im Probemodus mit eurem eigenen Datum und eurem Tagungsort, bevor ihr euch entscheidet.