Digitale Einladung zur Hauptversammlung: ein Link

Eine Woche vor der ordentlichen Hauptversammlung öffnet jemand die Tabelle mit Namen, Adressen und Stimmrechten. Zwei Mailadressen aus dem Vorjahr kommen zurück, hinter einem Eintrag steht eine Firma, die inzwischen anders heißt. Solche Listen sind der Grund, warum die Einladung nicht mehr als PDF-Anhang rausgeht. Eine digitale Einladung zur Hauptversammlung legst du im Katalog an und verschickst sie noch am selben Tag.

Der Unterschied ist klein und trotzdem wichtig: Es gibt einen festen Link, und der zeigt immer die aktuelle Fassung. Wer ihn dreimal weiterleitet, verteilt kein Gerücht mit Uhrzeit, sondern dieselbe Einladung – mit dem Stand von jetzt.

Das Quorum beginnt in der Liste, nicht im Saal

Beschlussfähig wird die Versammlung erst, wenn die richtigen Leute wissen, wann sie wo sein sollen. Diese Arbeit passiert am Bildschirm, nicht am Kopierer. Alle Angaben liegen in einem Editor: Rubrik, Firma, Datum, Uhrzeit, Ort, Satz. Und wenn Aktionäre in London oder Zürich sitzen, schreibst du die Zeitzone in Klammern dahinter – „London 10:00 / Frankfurt 11:00“ erspart die Mail vom Vortag.

• Rubrik, Datum und Uhrzeit in der Vorschau geprüft, mit Zeitzone in Klammern, wenn Aktionäre im Ausland sitzen.
• Ort mit vollständiger Adresse und geprüfter Karte, der Ausweichsaal steht als Satz im Freitextfeld.
• Bestätigungsformular mit drei Antworten: komme persönlich, lasse mich vertreten, komme nicht.
• Link auf einem fremden Handy und in der Sprache eines Aktionärs aus dem Ausland getestet.

Was eine digitale Einladung zur Hauptversammlung enthalten muss

In das Feld für die Rubrik kommt „Ordentliche Hauptversammlung 2026“, in das Feld für den Namen die vollständige Firmenbezeichnung. Zwei Felder, kein Absatz, den später niemand liest. Datum, Uhrzeit und Ort mit der genauen Adresse der Räume gehören daneben; bei einer hybriden Versammlung schreibst du den Zugangslink in das Satzfeld. Ändert sich der Saal, korrigierst du Ort und Karte – ohne etwas neu zu drucken.

Für die Rückmeldungen gibt es ein Formular, dessen Fragen du selbst zusammenstellst. Die drei üblichen Antworten reichen: persönlich, vertreten, nicht. Die schriftliche Vollmacht wird weiterhin auf Papier unterschrieben, wie es die Satzung verlangt; in die Einladung kommt eine Zeile, bis wann und bei wem sie ankommen muss. Die Antworten landen in einer Liste innerhalb der Einladung – du sammelst sie nicht aus Chats zusammen.

Die Einladung ist kein Anhang, sondern eine Seite, die aktuell bleibt.

Digitale Einladung oder PDF: was nach dem Versand passiert

Ein heruntergeladenes PDF wandert weiter, mit alter Uhrzeit und altem Tagesordnungspunkt. Beim veröffentlichten Link siehst du, was jetzt gilt, und alle anderen sehen dasselbe. Du kannst den Saal am Vortag ändern, die Karte korrigieren oder eines der bis zu sechs eigenen Fotos austauschen; der Link bleibt gleich, niemand muss etwas neu verschicken. Digitale Einladungen für Aktionäre in mehreren Ländern funktionieren genauso: Die Seite gibt es in sieben Sprachen, die Inhalte lassen sich pro Sprache einstellen, und niemand braucht eine App. 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo – und wenn der Vorstand Papier will, kombinierst du Link und ein paar gedruckte Exemplare für die Ablage. Leg die Einladung im Katalog an, prüf sie kostenlos und veröffentliche sie, wenn die Tagesordnung steht.