Digitale Einladung Firmenveranstaltung: kurzfristige Absagen

Mittwoch, 16 Uhr, die Firmenveranstaltung ist morgen. In deiner Liste stehen 40 Zusagen, heute sind drei kurzfristige Absagen per WhatsApp gekommen, und eine Kollegin fragt, ob der Raum überhaupt noch der richtige ist. Genau dafür ist eine digitale Einladung gedacht: Du öffnest den Editor, änderst Ort und Uhrzeit, und derselbe Link zeigt allen die neue Version. Erstellen und verschicken kannst du sie noch am selben Tag, direkt aus dem Katalog.

Kurzfristige Absagen gehören zu jedem Firmenevent. Der Unterschied liegt darin, ob du dafür zwanzig Mails schreiben musst oder eine einzige Seite bearbeitest.

Digitale Einladung für Firmenveranstaltungen: kurzfristige Absagen ohne Chaos

Digitale Einladungen wie diese sind eine eigene Webseite für dein Event, kein PDF und kein Bild. Deine Gäste brauchen keine App: Sie öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy. Die Zu- und Absagen landen in einer sortierten Liste, die direkt in der Einladung liegt. Du rufst sie am Handy auf, während du vor dem Tagungsraum stehst.

• Sagen zehn Leute am Vortag ab, druckst du nichts neu: Du änderst die Angaben, und derselbe Link zeigt die aktualisierte Fassung.
• Die Bestätigungen liegen in der Einladung, nach Namen geordnet. Du siehst, wer zugesagt hat, ohne Chats zu durchsuchen.
• Die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen und passt sie an dein Event an.
• Ändert sich der Raum oder die Uhrzeit, änderst du Text und Karte. Der Link bleibt derselbe.

Derselbe Link, auch nach dem Verschicken

Du schickst die Einladung los und merkst am Abend, dass der Dresscode falsch beschrieben war. Du öffnest den Editor, korrigierst den Satz, speicherst. Fertig.

Mit Fotos geht es genauso: bis zu sechs eigene Bilder, Porträt- und Dekobilder lassen sich austauschen, und du legst fest, welches Bild auf der Startseite steht. Im Editor siehst du die Vorschau sofort, ohne dass die Seite neu lädt, und die Zeichenzählung sagt dir, ob dein Text noch in den Rahmen passt. Musik kannst du ebenfalls hinterlegen.

Kurzfristige Absagen werden erst dann zum Problem, wenn du für jede Änderung eine neue Mail schreiben musst.

Was kostet eine digitale Einladung für Firmenveranstaltungen?

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo. Du probierst ein Design zuerst kostenlos und bearbeitest im Testmodus die Startseite; mit dem Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Für eine Firmenveranstaltung ist das ein fixer Posten, der nicht mit der Gästezahl wächst. Die Seiten gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch, und den Inhalt der Einladung stellst du pro Sprache ein. Wenn Kolleginnen aus anderen Ländern dabei sind, liest jede Person die Einladung in ihrer Sprache.

Kurzfristige Absagen: was du am Vortag durchgehst

Öffne die Bestätigungsliste und zähle, wie viele wirklich zugesagt haben. Passen die Absagen nicht mehr zum Raum, ändere Ort und Karte im selben Link und schreib die neue Zahl in den Einladungstext. Teil den Link im Teamchat, dann sehen alle den gleichen Stand. Ein Punkt zur Ehrlichkeit: Sagt jemand per WhatsApp ab, erfährt die Einladung das nicht von allein. Diese Absage trägst du selbst nach.

Wenn du eine Firmenveranstaltung organisierst und kurzfristige Absagen im Griff haben willst, nimm eine digitale Einladung von Send The Joy. Für 29,99 EUR bekommst du eine Seite, die du immer wieder anpasst – und alle schauen auf denselben Link.