Digitale Einladung für eure Firmenkonvention

Zwei Wochen vor eurer Firmenkonvention stehen im Vertriebs-Chat drei verschiedene Abfahrtszeiten für den Shuttle, und im Anhang hängt noch das alte Programm. Eine digitale Einladung räumt das auf: Im Katalog wählt ihr ein Design, tragt Ort, Zeiten und Ablauf ein und verschickt heute noch einen Link. Kein PDF, keine 300 einzelnen Mails, keine App für die Gäste.

Der Link bleibt derselbe, wenn sich später die Abfahrt verschiebt. Genau darum geht es im Folgenden: was eine digitale Einladung bei einer Firmenkonvention übernimmt – und wo sie ehrlich gesagt aufhört.

Digitale Einladung zur Firmenkonvention: ein Link statt 300 Mails

Der Link steht im Chat des Vertriebsteams. Jede Person öffnet ihn auf dem Handy und findet Datum, Ort und Akkreditierungszeit an derselben Stelle – nicht verteilt auf drei Threads. Das Programm für drei Tage läuft in verketteten Szenen: Empfang und Akkreditierung an Tag 1, Gala-Dinner an Tag 2, Abschluss an Tag 3. Wenn der Flug einer Referentin Verspätung hat und die Eröffnung erst um 10:30 beginnt, ändert ihr das im Editor. Wer den Link an diesem Morgen öffnet, sieht die neue Version.

• Die Startseite trägt den genauen Namen der Veranstaltung, den Ort und das Datum – plus einen Block mit den Transfers zum Hotel: Abfahrt des Shuttles, Treffpunkt und Rückfahrt.
• Bis zu sechs eigene Fotos setzen sich selbst in den Rahmen: Hotelfassade, Plenarsaal, Tisch beim Dinner. So weiß der Gast vor der Anreise, wo er ankommt.
• Der Dresscode pro Tag steht auf derselben Seite. Niemand muss am Vorabend per WhatsApp fragen, ob das Gala-Dinner dunklen Anzug oder leger bedeutet.
• Änderungen an Uhrzeit, Adresse oder Karte macht ihr nach dem Versenden. Der Link bleibt gleich, und niemand bekommt eine zweite Nachricht mit der Korrektur.

Digitale Einladungen als Programm und Akkreditierung

Die Einladung ist keine Bilddatei, sondern eine eigene Webseite für das Event. Sie öffnet sich im Browser auf dem Handy, Tablet oder Laptop – ohne Installation. Die Gäste antworten direkt aus der Seite.

Das Formular liegt in derselben Einladung. Ihr stellt die Fragen selbst: zum Beispiel, ob jemand am Gala-Dinner an Tag 2 teilnimmt oder eine Begleitung mitbringt. Die Zusagen kommen in einer sortierten Liste innerhalb der Einladung an. Ihr müsst nicht 300 Personen per WhatsApp nachlaufen und Antworten nicht in einer Tabelle zusammensetzen.

Eine digitale Einladung ist bei einer Firmenkonvention keine Karte, sondern die Seite, auf der Programm, Shuttle und Rückmeldung zusammenlaufen.

Der RSVP, den der Vertrieb ausfüllt, nicht die Assistenz

Der Vertrieb öffnet den Link, klickt auf die Bestätigung und trägt ein, ob er kommt. Die Assistenz muss keine Antworten sammeln oder nachfragen. Ehrlicher Hinweis: Menüs, Unverträglichkeiten oder Zimmerwünsche sammelt der RSVP nicht ein. Fragt solche Daten über einen anderen Kanal ab und lasst im Formular nur das, was die Einladung wirklich löst.

Was kostet eine digitale Einladung für eine Firmenkonvention?

29,99 EUR pro Einladung, einmalig und ohne Abo. Ihr probiert die Vorlage kostenlos im Testmodus und bearbeitet die Startseite, bevor ihr zahlt. Beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Die Seite gibt es in sieben Sprachen, darunter Deutsch. Eine italienische Niederlassung liest dasselbe Event in ihrer Sprache, die deutsche Zentrale in ihrer.

Wenn ihr eine Firmenkonvention mit Programm, Transfers und Gala-Dinner organisiert, baut zuerst den Link und lasst die digitale Einladung Programm, Akkreditierung und Formular übernehmen. Testet sie gratis, veröffentlicht mit einem Klick und korrigiert so oft ihr wollt, ohne etwas neu zu verschicken.