Digitale Einladung für Firmenfeier im Schloss: Kosten

Der Saal im Schloss ist für Samstag reserviert. Der Caterer will zwei Wochen vorher die genaue Zahl der Gäste, weil er pro bestätigtem Platz kalkuliert. Auf deiner Liste stehen 80 Namen, 14 davon haben noch nichts gesagt. Zwei sitzen im Ausland, einer ist im Urlaub. Genau hier entscheidet sich, ob die Firmenfeier im Schloss im Budget bleibt. Eine Digitale Einladung kannst du heute aus dem Katalog erstellen und verschicken, damit die Zahl vor dem Stichtag steht.

Im Schloss hängt fast jeder Posten an der Personenzahl: Menü, Getränke, Bestuhlung. Wer kurzfristig absagt, dessen Platz ist trotzdem bezahlt. Eine Einladung mit Rückmeldung nimmt dir das Nachfragen ab. Du gibst dem Caterer keine geschätzte Zahl, sondern eine echte, die du schriftlich hast.

Firmenfeier im Schloss: Kosten pro bestätigtem Platz

Frag nicht nur nach dem Menüpreis. Beim Schloss kommen Raumgebühr, Reinigung und zusätzliches Personal oft als eigene Posten dazu, in einem separaten Vertrag. Diese Kosten steigen nicht mit den Gästen, das Menü schon. Wenn zehn Leute absagen, sparst du beim Menü, aber nicht beim Raum. Und frag nach der Extra-Stunde an der Bar: die wird gern vergessen.

• Frag im Schloss nach Raumgebühr pro Stunde, Reinigung und zusätzlichem Personal, getrennt vom Catering.
• Lass dir vom Caterer den Preis pro bestätigtem Platz und den Preis für die Extra-Stunde an der Bar geben.
• Kläre vor der Unterschrift, was Auf- und Abbau kosten und bis wann die Gästezahl feststehen muss.
• Plan einen Puffer für Nachzügler und kurzfristige Absagen ein.

Digitale Einladung: ein Preis, der nicht pro Gast steigt

Eine Digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Du schickst sie an so viele Gäste, wie du einlädst, per Link, QR-Code oder Nachricht. Es ist eine eigene Seite für dein Event, kein PDF und kein Bild.

Die Gäste laden keine App. Sie öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy. Die Zusagen und Absagen landen in derselben Einladung, in einer sortierten Liste, ohne Nachfragen per WhatsApp. Die Fragen im Formular stellst du selbst zusammen und kannst sie später ändern.

Im Schloss kostet jeder bestätigte Platz. Der Einladungslink kostet einmal 29,99 EUR, egal wie viele kommen.

Budget pro Gast sauber aufstellen

Trenne feste Kosten von Kosten pro Person. Fest sind Saal, Musik und Fotograf. Pro Person laufen Menü, Getränke und Stuhl. Die Digitale Einladung gehört zu den festen Posten, nicht zu den Personen. Setz eine Frist, bis wann sich alle melden müssen, damit der Caterer danach das Menü festlegen kann und nicht auf Verdacht kocht. Diese Frist steht in der Einladung, für alle sichtbar.

Änderungen am letzten Tag ohne Nachdruck

Wenn sich die Uhrzeit für den Empfang verschiebt, der Anfahrtsweg sich ändert oder der Dresscode noch offen war, änderst du das in der Einladung. Der Link bleibt derselbe. Die Gäste sehen die aktuelle Version, ohne dass du Umschläge oder Nachrichten einzeln nachschickst. Fotos und Texte lassen sich auch nach dem Teilen austauschen. Papier druckst du nur für die, die etwas aufbewahren wollen.

Sobald die festen Kosten stehen, hält die Digitale Einladung den Posten pro Gast klein: keine Menüs für Leute, die nicht kommen. Probier sie kostenlos aus, personalisier die Szenen und teile den Link, bevor du das Catering fest machst.