Digitale Einladung für Firmenevents: Plattform wählen

Donnerstag, 16:40 Uhr. Der Raum in Berlin ist gebucht, der Ablauf steht, das Catering hat bestätigt. In deinem Postfach liegen trotzdem 23 Nachrichten: Geht es um 18 oder 19 Uhr los? Wie lautet die Adresse? Gibt es Parkplätze? Zwei Antworten gingen an alle.

Keine dieser Fragen betrifft den Inhalt deines Events. Sie betreffen die Einladung. Für ein Firmenevent kannst du heute eine digitale Einladung aus dem Katalog wählen, im Browser anpassen und noch am selben Tag verschicken. Der Link zeigt Zeit, Ort und Ablauf, sammelt die Zusagen und bleibt danach gleich. Kein Konto für die Gäste, keine App, keine gedruckten Karten, die in der Post hängen bleiben. Worauf du bei der Auswahl der Plattform achtest, steht unten.

Digitale Einladungen für Firmenevents: erst das Event, dann die Plattform

Bevor du Designs vergleichst, klärst du drei Punkte. Ohne die trägt das schönste Layout nicht.

• Zeit und Ort stehen fest: Findet das Event um 9:00 Uhr in einem Besprechungsraum in Berlin statt, muss genau das in der Einladung stehen. Datum, Uhrzeit und Adresse haben im Editor jeweils ein eigenes Feld.
• Verteilung: Überleg vorher, wie der Link zum Team kommt – interne Mail, QR-Code auf dem Empfangsmonitor oder Nachricht im Teamchat. Der Link öffnet sich in jedem Browser, niemand muss etwas installieren.
• Wer bestätigt: nur die Teilnehmenden, auch Begleitpersonen, oder kommen Rückfragen aus dem Team? Die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen. Alles, was dort nicht steht, klärst du separat.
• Sprache: Sitzt das Team in mehreren Ländern, sollte der Text pro Sprache einstellbar sein. Die Einladung lässt sich pro Sprache konfigurieren; die Website gibt es in sieben Sprachen, darunter Deutsch und Englisch.

Was eine digitale Einladung für Firmenevents leisten muss

Eine Einladung zum Firmenevent hat eine andere Aufgabe als eine Karte zum Geburtstag. Sie muss informieren, ohne Rückfragen zu erzeugen, und die Zusagen an einer Stelle sammeln. Ein Post im Teamchat kann das nicht: Er rutscht nach zwei Stunden unter neuen Nachrichten weg, und drei Tage vorher fragt trotzdem jemand nach der Uhrzeit.

Konkret: Der Gast öffnet den Link im Browser auf dem Handy oder Laptop und bestätigt direkt – ohne App, ohne Konto. Die Zusagen landen in einer Liste in derselben Einladung, nicht in einem Mailverlauf mit „ich komme auch“. Änderst du später Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder einen Satz, bleibt der Link derselbe, und die Gäste sehen die aktuelle Fassung. Den Link kannst du auch als QR-Code weitergeben, etwa für den Empfangsmonitor. Nichts wird neu gedruckt, nichts neu verschickt.

Ein Link, der Zeit, Ort und Zusagen an einer Stelle hält, ersetzt die Nachfragen – auch wenn sich kurz vorher noch etwas verschiebt.

Was kostet eine digitale Einladung – und was du vorher testen kannst

Im Testmodus bearbeitest du die Startseite, ohne zu zahlen; erst beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. So siehst du vorher, ob das Design zu einer Produktpräsentation oder zum Sommerfest passt. Der Editor läuft im Browser: ein Feld für den Aufdruck, eines für die Namen, dazu Datum, Satz und Ort, mit Zeichenzähler und sofortiger Vorschau. Die Vorschau aktualisiert sich, während du tippst. Bis zu sechs eigene Fotos lädst du hoch, markierst eines als Titelbild und tauschst jedes später wieder aus. Der Preis: 29,99 EUR pro Einladung, einmalig, kein Abo. Wenn alles sitzt, veröffentlichst du mit einem Klick, und die Antworten kommen in der Einladung an. Fang mit dem Testmodus an: Er kostet nichts, und danach entscheidest du.