Digitale Einladung für Firmenevents in Barcelona

Dienstag, 11:40, Co-Working in Poblenou. Auf dem Tisch liegen ein Handy, ein halber Espresso und ein ausgedruckter Saalplan. Jemand aus dem Orga-Team hat die Einladung als PDF in den Verteiler geworfen. Jetzt steht eine andere Uhrzeit im Plan, der Raum hat sich geändert, und 180 Leute haben eine Datei auf dem Rechner, die keiner mehr anfasst. Eine digitale Einladung für Firmenevents in Barcelona funktioniert anders: als eigene Seite, die man öffnet und aktualisiert. Du kannst sie heute im Katalog auswählen und noch am selben Tag verschicken.

Was du vor der Unterschrift prüfen solltest, was du nicht bezahlen musst und was die Einladung können muss, bevor 150 Adressen im Verteiler stehen – hier steht es ohne Vertriebsprosa.

Digitale Einladung für Firmenevents in Barcelona: erst testen, dann kaufen

Bevor Geld fließt, willst du die Einladung sehen – nicht als Anhang, sondern als Link, den du selbst aufmachst. Frag nach einem offenen Test auf deinem eigenen Handy, mit dem echten Datum und der echten Adresse des Events. Wenn das, was ankommt, ein PDF ist, ist es keine Einladung, sondern eine Datei, die irgendwann im Empfang ausgedruckt wird. Viele digitale Einladungen scheitern nicht am Design, sondern an einer Adresse, die niemand geprüft hat.

• Offener Test auf deinem Handy, mit echtem Datum und echter Adresse – bevor du zahlst.
• Der Link muss im Browser aufgehen, ohne App. Der Gast öffnet ihn zwischen zwei Terminen oder in der Metro, nicht am Schreibtisch.
• Schriftlich bestätigen lassen, dass du Uhrzeit, Raum und Dresscode nach dem Versand änderst und der Link derselbe bleibt.
• Ein Feld pro Angabe: Titel, Name, Datum, Spruch, Ort. Wenn die Adresse in den Spruch muss, steht der Fehler schon im Entwurf.

Was eine digitale Einladung für Firmenevents kostet – und was hineingehört

Bei Send The Joy kostet eine digitale Einladung 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Der Preis steht fest, bevor du dich mit dem Einkauf über einen Dienstleister unterhältst. Du bekommst eine Seite für dein Event: Design aus der Kollektion wählen, gratis testen, mit dem Kauf alle Szenen freischalten, Texte und bis zu sechs eigene Fotos einsetzen.

Die Bestätigungsfragen legst du vor dem Kauf fest, auf einem Blatt, mit Anzahl und Wortlaut. Die Antworten landen in einer sortierten Liste in derselben Einladung – nicht als einzelne Nachrichten, die du zusammensuchst. Und zahl keinen Papeterie-Baustein, den du nicht brauchst: wenn der Vorstand Papier will, ist das eine eigene Entscheidung. Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die etwas aufbewahren.

Du kaufst keine Datei. Du kaufst einen Link, der sich mit dem Event ändert.

Barcelona liest katalanisch, spanisch und englisch

In einem Büro mit Sitz in Barcelona mischt sich die Gästeliste: katalanisch, spanisch, englisch, dazu manchmal französisch oder deutsch von der Zentrale. Die Inhalte der Einladung lassen sich pro Sprache einstellen, nicht nur die Oberfläche. Ein Event um 19:00 in einer Halle in Poblenou ist außerdem nicht dasselbe wie ein Abendessen um 21:00 im Eixample: Uhrzeit, Karte und Dresscode editierst du, ohne Umschläge oder Mails nachzuschicken. Den Spruch hebst du dir für den Schluss auf – erst der richtig geschriebene Name und die exakte Adresse, dann die schöne Zeile. Eine hübsche Zeile rettet kein falsches Stockwerk auf der Karte.

Das Event beginnt im Betreff der Mail

Verschick den Link im Text der Mail, nicht als Anhang, und leg einen QR für den Bildschirm im Foyer bereit – geteilt wird per Link, QR oder Nachricht, ohne Werkzeugwechsel. Probier den Versand vorher mit jemandem aus einem anderen Standort: wenn er die Cocktail-Uhrzeit sieht und du die Uhrzeit des Abendessens, hast du zwei Versionen desselben Events verschickt, und das fällt erst am Abend auf. Entscheide mit der Einladung vor dir, nicht mit einem Angebot als PDF. Send The Joy: 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo – und wenn der Cocktail eine Stunde später beginnt, änderst du das im Editor, der Link bleibt derselbe.