Digitale Einladung fürs Firmenevent mit zwei Standorten

Es ist 18:10, der Eingang liegt im Innenhof, und drei Kolleginnen stehen vor der falschen Tür. Die Einladung haben sie im Chat, aber die Adresse darin gehört zum anderen Standort. Genau das passiert, wenn in einer Einladung nur eine Uhrzeit und eine Adresse stehen. Eine Digitale Einladung für ein Firmenevent an zwei Standorten in Berlin lässt sich aus dem Katalog heraus erstellen und noch heute verschicken: jede Location bekommt ihre eigene Szene mit Adresse, Uhrzeit und Eingang.

Der Unterschied liegt nicht in der Optik, sondern in der Reihenfolge. Wer den Standort erst in der vierten Szene findet, ruft an, statt zu kommen.

Zwei Standorte, eine Digitale Einladung: was auf die Titelseite gehört

Der Standort gehört ins Label, nicht in den Fließtext. „Standort Ost – Kesselhaus“ und „Standort West – Loft 4“ liest man auf der Titelseite, bevor der Daumen weiterscrollt. Danach bekommt jeder Standort seine eigene Szene: dort der Plan und die Zeit, ab wann die Türen offen sind, hier dieselben Angaben in kurz und der Button zum Bestätigen. Essen beide Standorte zur selben Zeit, schreibt in beide Szenen denselben Satz und dieselbe Uhrzeit. Weicht sie ab, stehen dort zwei klare Zeiten – und nie „wird noch bestätigt“.

• Standort ins Label, nicht in den Text: „Standort Ost – Kesselhaus“ und „Standort West – Loft 4“ stehen auf der Titelseite.
• Eine Szene pro Standort, jede mit Adresse, Uhrzeit und dem Feld für den Eingang.
• Gleiche Zeit, gleicher Satz: Wenn beide Standorte um 19:00 essen, steht das zweimal identisch da. Wenn nicht, zwei konkrete Uhrzeiten statt einer vagen Angabe.
• Vollständige Adresse: Straße, Hausnummer, Stockwerk und welcher Eingang gilt – nicht nur der Firmenname.

Der Eintrag, der den Check-in entlastet

Digitale Einladungen mit zwei Adressen scheitern selten am Design, meistens an einer fehlenden Uhrzeit. Trennt Akkreditierung und Beginn in zwei Felder: „18:30, Akkreditierung“ und „19:00, erster Tisch“ sagen deutlich mehr als ein einzelnes „19:00 Uhr“. Wer nur eine Zeit liest, kommt zu spät zum Empfang oder steht zwanzig Minuten vor verschlossener Tür. Beides kostet die Person am Eingang Zeit, die sie lieber fürs Begrüßen hätte.

Und schreibt den konkreten Eingang dazu: Innenhof, Tür B, Aufzug hinten. Um 18:00 will niemand auf Google Maps herausfinden, welche von drei Türen gemeint ist. Der Standort steht auf der Titelseite, weil ein schöner Plan in der vierten Szene denen nichts hilft, die in Tempelhof stehen und nach Kreuzberg gehören.

Zwei Standorte sind keine zwei Einladungen – es ist ein Link, der beide Orte auseinanderhält.

Wie ihr die Digitale Einladung für zwei Standorte erstellt

Design aus der Kollektion wählen, die Titelseite im Testmodus gratis probieren und erst zahlen, wenn der Text sitzt: 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Dann kommen bis zu sechs eigene Fotos dazu – etwa die Fassade jedes Standorts und der Raum fürs Abendessen; sie richten sich selbst im Rahmen aus, und die Titelseite lässt sich später austauschen. Im Editor legt ihr die Fragen für die Zusage an („An welchem Standort bist du dabei?“, Name, Firma), die Antworten landen als sortierte Liste in der Einladung selbst. Verschiebt sich die Zeit für Standort West, ändert ihr sie im Editor: der Link bleibt derselbe, es zirkuliert kein alter PDF-Stand, und niemand muss Antworten per WhatsApp nachlaufen. Gäste öffnen den Link im Browser, ohne App. Fürs internationale Team stellt ihr die Inhalte zusätzlich auf Englisch ein, damit beide Seiten dieselbe Einladung lesen. Wer für den Vorstand trotzdem fünf Karten auf Papier will, druckt fünf – der Link bleibt die Version, die gilt. Zum Schluss den Link auf dem Handy und am Rechner öffnen: Standort und Uhrzeit müssen ohne Zoom und ohne Wischen vollständig dastehen.