Digitale Einladung: Teilnahmebestätigung fürs Firmenevent

Donnerstag, 16:40 Uhr, drei Wochen vor dem Kick-off. Im internen Kanal steht zum vierten Mal dieselbe Frage: „Kommt jetzt wer mit oder nicht?“ Das Programm hängt als PDF in einem Thread mit vierzig Nachrichten, und die einzige Person, die den Dresscode kennt, ist heute im Homeoffice. Eine digitale Einladung löst genau das: Du wählst heute ein Design aus dem Katalog, schickst einen Link in den Kanal, und die Teilnahmebestätigung für dein Firmenevent läuft ab dann an einer einzigen Stelle zusammen.

Kein Anhang, der verschwindet, kein Screenshot-Chaos. Die Einladung ist eine eigene Webseite für den Termin. Wer den Link öffnet, sieht Ablauf, Ort und Uhrzeit im Browser und tippt dort auf Zusagen. Für die Gäste heißt das: nichts installieren, nichts zurückschicken.

So erstellst du eine digitale Einladung fürs Firmenevent

Im Katalog filterst du nach Stil und probierst ein Design kostenlos aus: Im Testmodus bearbeitest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Bearbeitet wird im Browser, im Joy Studio, ohne Installation. Jeder Text hat sein eigenes Feld, und der Zeichenzähler zeigt dir vorher, ob der Saalname oder die Adresse noch in die Zeile passt. Musik und die Fragen für die Rückmeldung stellst du an derselben Stelle ein, veröffentlichst mit einem Klick und bekommst die Antworten.

• Design wählen, im Testmodus die Titelseite bearbeiten und erst dann kaufen.
• Rubrik, Namen, Datum, Spruch und Ort in einzelne Felder eintragen, mit Zeichenzähler.
• Bis zu sechs eigene Fotos hochladen, eines als Titelbild markieren, jedes Bild später austauschen.
• Fragen für die Rückmeldung festlegen, veröffentlichen, Link verschicken.

Teilnahmebestätigung sammeln, ohne WhatsApp-Nachfragen

Die Zusagen landen in der Einladung selbst, in einer Liste, die du morgens in Ruhe durchgehst. Die Fragen für die Rückmeldung legst du vorher fest, also steht in der Antwort genau das, was du später brauchst: Zusage, Name, Begleitung.

Und wenn sich der Plan ändert? Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder Schlusssatz änderst du im Editor, ohne etwas neu zu verschicken. Wer den Link später noch einmal öffnet, sieht die aktuelle Version. Eine spät eingetroffene Zusage landet in derselben Liste und nicht in einem Chatverlauf oder in einer Mail mit zwanzig Empfängern im CC.

Ein Link, den jeder selbst öffnet, ersetzt die Frage, die du sonst zwanzig Mal stellst.

Dresscode, Anfahrt und Uhrzeit: drei Felder statt drei Rückfragen

„Dunkler Anzug, ohne Krawatte“ gehört in ein eigenes Textfeld und nicht mitten in einen Absatz mit fünf Sätzen. Dann liest es jeder beim ersten Blick. Deine bis zu sechs Fotos haben ihren Platz daneben: Titelbild markiert, jedes Bild austauschbar, auch nach dem Verschicken. Wenn der Sponsor sein Logo tauscht, ersetzt du nur dieses eine Bild und lässt den Rest der Einladung in Ruhe.

Was kostet eine digitale Einladung fürs Firmenevent?

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo. Vorher testen kostet nichts: Du bearbeitest die Titelseite im Testmodus und siehst erst dann, ob der Ton zu eurem Termin passt. Digitale Einladungen für Firmenevents bleiben komplett digital, also ohne Papeterie und ohne Versand. Wenn jemand aus der Geschäftsleitung unbedingt ein Blatt für die Ablage möchte, ist die vernünftige Lösung eine Kombination: ein Link für alle, eine Handvoll Ausdrucke für die Ablage.

Schluss damit, die Teilnehmerliste aus Chat-Screenshots zusammenzukleben. Bau die Einladung, leg die Fragen für die Teilnahmebestätigung fest und schick den Link mit der nächsten Einladungsmail. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, lässt sich ändern, wenn der Plan sich ändert, und hält alle Antworten an einem Ort.