Digitale Einladung für Firmenevent mit Workshop-Wahl

Dienstag, elf Uhr, und die dritte Fassung des Programms geht durch die Abteilung. Workshop B ist von Raum 3 in Raum 5 gewandert. In einer Tabelle stehen noch die alten Namen, im Chat hat jemand abgesagt, und drei Kolleginnen fragen nach, ob ihre Anmeldung überhaupt angekommen ist. Das lässt sich vermeiden: Eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit Workshops nimmt die Wahl im gleichen Formular ab, in dem sich die Gäste anmelden.

Du wählst dafür heute ein Design aus dem Katalog, probierst die Titelseite kostenlos und verschickst den Link noch am selben Tag – die Gäste öffnen ihn im Browser, ohne App. Die Verteilung bleibt bei dir: Die Einladung sammelt die Stimmen, du liest die Liste und entscheidest nach der Platzregel, die bei euch ohnehin beschlossen ist.

Digitale Einladung für Firmenevents mit Workshop-Wahl: ohne Excel daneben

Im Bestätigungsformular legst du eine Frage an, und jede Antwortoption ist ein Workshop – ausgeschrieben wie im Programm: „Workshop A – Kundenanalytik“, „Workshop B – Lieferantenrunde“, „Workshop C – Daten und Datenschutz“. Der Gast wählt beim Zusagen, nicht in einer Extra-Mail. Die Auswahl landet in derselben Einladung, in einer geordneten Liste der Zusagen. Namen aus einem Chat in eine Tabelle zu übertragen, fällt weg.

• Benenne die Workshops genau wie im Programm: „Workshop A – Kundenanalytik“, nicht „Option 1“.
• Schreib die Anmeldefrist in die Agenda-Szene, mit Uhrzeit.
• Häng an jede Szene ein eigenes Foto, damit Gäste den Raum am Kongresstag wiedererkennen.
• Öffne den Link auf einem echten Handy und prüf, ob die Workshop-Frage ohne Zoomen lesbar ist.

Ein Link, der sich ändert, wenn der Raum wechselt

Zieht Workshop B von Raum 3 nach Raum 5, änderst du die Szene. Der Link bleibt derselbe, und jeder sieht die neue Raumangabe. Keine Korrektur-Mail an alle, keine zwanzig einzelnen Nachrichten.

Gilt genauso für Uhrzeit, Adresse, Anfahrtskarte oder Dresscode. Du überschreibst den Text, die Einladung zeigt die aktuelle Fassung. Ein Link in der Mail der Organisationsleitung, einer im internen Kanal, einer in der Willkommensnachricht – und es gibt keine drei Programmstände nebeneinander.

Die Wahl kommt mit der Zusage zurück – und der Link bleibt derselbe, wenn der Raum sich ändert.

Was digitale Einladungen bei Firmenevents nicht leisten

Erinnerungen an säumige Gäste verschickt sie nicht – dafür nimmst du dir zwanzig Minuten, schaust in die Liste der Zusagen und schreibst nur die an, die fehlen. Teilnehmerzahl und Tischordnung steuert sie ebenfalls nicht, und Allergien oder Zugänglichkeit sammelst du über einen eigenen Kanal, den du in der Logistik-Szene nennst. Dafür kostet eine Einladung 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo – ein vierter Workshop im Programm ändert daran nichts. Wenn dein nächster Kongress parallele Workshops hat, baust du das an einem Nachmittag und lässt die Wahl mit der Bestätigung kommen. Probiere dein Design kostenlos in Send The Joy, ändere die Titelseite und veröffentliche, sobald das Komitee zusagt.