Digitale Einladung für Firmenevents mit Willkommensgeschenk

Neun Uhr morgens am Empfangstresen. Daneben stehen zwei Kartons mit Stoffbeuteln, und niemand weiß genau, wer einen davon mitnehmen soll. Die Liste der Zugesagten liegt in einem anderen Ordner, die Nachfragen kommen per Chat. Eine Digitale Einladung fürs Firmenevent mit Willkommensgeschenk löst genau das: Du wählst ein Design aus dem Katalog, trägst Datum, Ort und die Frage zum Geschenk ein und verschickst den Link noch heute.

Der Link ist eine eigene kleine Webseite für deinen Termin. Kein PDF, kein Anhang, keine App für die Gäste. Er sammelt die Zusagen und beantwortet nebenbei die Frage, ob jemand am Tresen vorbeikommt.

Das Willkommensgeschenk steht fest, bevor du den Editor öffnest

Lege die Stücke fest, bevor du eine Zeile Begrüßungstext schreibst: ein Baumwollbeutel mit Logo, eine kleine Pflanze im Tontopf oder eine Schachtel Pralinen. Größe und Gewicht ändern den Text in der Szene. Ein Tontopf braucht eine andere Übergabe als eine flache Schachtel, und ein Beutel passt nicht in jede Tasche.

• Eine Sorte Geschenk mit Referenz, Größe und Lieferant festlegen, bevor du den Willkommenstext tippst.
• Uhrzeit und Ort der Übergabe nennen: 9:00 am Empfang, 18:00 an der Garderobe, mit dem Namen der Person, die dort steht.
• Die Stückzahl aus den Zusagen rechnen, nicht aus der Einladungsliste. Wer nicht antwortet, holt nichts ab.
• Zwei Fotos machen: eines vom Tresen, eines vom fertigen Geschenk auf dem Tisch.

Die Digitale Einladung ist das Formular, das niemand verliert

Die Rückfragen stellst du in der Einladung selbst. Willst du wissen, ob jemand vor 18:00 am Geschenktisch vorbeikommt, ist das ein Häkchen im Bestätigungsformular und keine Mail, die drei Tage später beantwortet wird. Die Antworten stehen in einer Liste innerhalb der Einladung, in der Reihenfolge des Eingangs.

Der Gast öffnet den Link im Browser seines Handys, ohne etwas zu installieren. Er bestätigt aus der U-Bahn, aus dem Besprechungsraum oder aus dem Taxi. Du musst am Abend vorher keine vierzig Chats durchgehen.

Wie erstelle ich eine Digitale Einladung, die Änderungen aushält?

Der Lieferant kommt erst um 10:30 statt um 9:00. Du öffnest den Editor im Browser, änderst die Uhrzeit in der Begrüßungsszene und speicherst. Der Link bleibt derselbe, niemand bekommt eine zweite Mail mit einer Korrektur. Digitale Einladungen für Firmenevents lassen sich auch nach dem Versenden noch anpassen.

Genauso tauschst du das Titelbild gegen ein Foto des Raums vom letzten Jahr, verschiebst den Kartenausschnitt oder änderst den Dresscode. Wer den Link später öffnet, sieht die aktuelle Fassung. Kein Nachdruck, keine neuen Umschläge.

Für zwei Standorte hilft die Sprachumschaltung: Die Einladung lässt sich auf Deutsch und Englisch einrichten, das Team vor Ort liest die eine Fassung, die Zentrale die andere, dahinter derselbe Termin. Ein QR-Code auf dem Empfangsmonitor oder in der E-Mail-Signatur reicht als Zugang, 120 gedruckte Karten braucht es nicht.

Was die Einladung nicht macht, sagst du besser vorher: Sie führt keine Geschenkeliste, keine Platzordnung und keinen Einlass-Scan. Dafür brauchst du ein anderes Werkzeug. Und die Gäste brauchen ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Verbindung. Steht der Empfang in einer Halle ohne Netz, leg den QR-Code dorthin, wo Empfang ist.

Ein Geschenk ohne Abholzeit bleibt in der Kiste. Ein Link, der Zusagen sammelt, holt es raus.

Ein Link für den Empfang, die Zentrale und die zweite Etage

Wenn das Geschenk zum Programm gehört, muss die Einladung es tragen: eine Uhrzeit, ein Tresen, eine Liste mit Namen. Fang heute an: Probier das Design kostenlos, füll die Begrüßungsszene aus und veröffentliche, sobald Tisch und Uhrzeit stehen. Eine Digitale Einladung bei Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig und ohne Abo.