Digitale Einladung: Teilnehmerzahl in Echtzeit ändern

Angenommen, euer Firmenevent in Zürich ist für 120 Personen geplant und die Einladungen sind seit Montag unterwegs. Am Donnerstag kommt die Nachricht: Der Raum ist nur noch für 90 Personen zugelassen. Mit gedruckten Karten beginnt jetzt eine Telefonkette, an deren Ende trotzdem jemand die alte Zahl im Kopf hat. Mit einer Digitalen Einladung öffnet ihr den Editor, ändert die Zahl im Textfeld, und alle, die denselben Link anklicken, lesen die neue Fassung. So eine Einladung wählt ihr aus der Kollektion, richtet sie im Browser ein und verschickt sie noch am selben Tag.

Papier kennt nur den Stand vom Tag des Drucks. Eine Einladung, die als eigene Webseite läuft, kennt den Stand von jetzt. Das ist der ganze Unterschied – und bei einem Anlass, dessen Teilnehmerzahl sich bewegt, ist es der Unterschied zwischen einer Runde Telefonate und zwei Minuten im Editor.

Digitale Einladung statt Papier: Teilnehmerzahl in Echtzeit ändern

Im Joy Studio bearbeitet ihr die Einladung Feld für Feld: Überschrift, Namen, Datum, Satz und Ort. Dazu gibt es einen Zeichenzähler, damit nichts über den Rand läuft, und eine Vorschau, die jede Änderung sofort zeigt. Bis zu sechs eigene Fotos passen hinein, ihr legt fest, welches als Titelbild dient, und Musik ist auch möglich. Veröffentlicht wird mit einem Klick. Kommt später etwas anders, ändert ihr es einfach nach: Link und QR-Code bleiben dieselben, es muss niemand ein zweites Mal eingeladen werden, und nachgedruckt wird nichts.

• Die Teilnehmerzahl sinkt oder steigt, nachdem die Einladungen schon verschickt sind.
• Uhrzeit, Ort oder Kartenausschnitt ändern sich kurzfristig.
• Der Dresscode ist unklar formuliert und muss genauer dastehen.
• Ein Teil der Gäste liest lieber Französisch oder Italienisch als Deutsch.

Digitale Einladungen oder PDF im Anhang: was nach dem Versand passiert

Ein PDF im E-Mail-Anhang ist eine Datei. Wer sie herunterlädt, behält die Fassung von damals – und wenn ihr später eine korrigierte Datei nachschickt, bleibt die Frage, welche nun gilt. Eine Digitale Einladung ist dagegen eine eigene Webseite: Der Link ist die Einladung. Ihr ändert die Uhrzeit von 20:00 auf 19:30, und wer den Link öffnet, liest 19:30. Kein zweiter Anhang, keine Rückfrage, keine Verwirrung.

Bei einem Firmenevent mit Gästen in mehreren Städten kommt dazu, dass nichts gedruckt und nichts verschickt werden muss. Die Einladung geht als Link oder QR-Code raus, geöffnet wird sie im Browser – eine App muss niemand installieren. Die Seite gibt es in sieben Sprachen, und ihr könnt den Inhalt pro Sprache einstellen. In der Schweiz ist das der Normalfall statt der Ausnahme: dieselbe Einladung auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch.

Papier erzählt die Fassung von gestern. Eine Digitale Einladung erzählt die, die heute gilt.

RSVP in derselben Einladung: wissen, wer kommt

Die Zusagen landen in einer geordneten Liste, die zur Einladung gehört. Die Fragen im Formular stellt ihr selbst: „Kommt ihr?“ und „Zu wie vielen kommt ihr?“ zum Beispiel. Damit hört das Nachfragen im Messenger auf. Was die Einladung nicht leistet: Sie zählt keine Zutritte und scannt keine Tickets – das gehört an die Tür und braucht ein anderes Werkzeug. Wenn eure Teilnehmerzahl bis zuletzt in Bewegung bleibt, ist genau das der Fall, für den eine Digitale Einladung gebaut ist: Design auswählen, im Testmodus kostenlos die Titelseite gestalten, kaufen, Link verschicken.