Digitale Einladung fürs Firmenevent: das PDF bestätigt nicht

Donnerstag, 19 Uhr, zweite Etage. Die Einladung zum Firmenevent ist vor drei Wochen als PDF rausgegangen, an 60 Leute. Jetzt sitzt du am Küchentisch und schreibst eine Nachricht nach der anderen: Kommst du? Bringst du jemanden mit? Der Anhang sagt dir nur, dass die Mail raus ist. Wer wirklich kommt, weißt du nicht. Eine digitale Einladung aus dem Katalog lässt sich noch heute einrichten und verschicken.

Der Unterschied ist unspektakulär, und genau deshalb zählt er: Das PDF ist eine Datei, die digitale Einladung ist eine Seite mit Formular. Beim einen sammelst du die Antworten per WhatsApp zusammen, bei der anderen füllt sich eine Liste in der Einladung selbst. Bei 40 Gästen ist das lästig, bei 200 wird es zur Wochenaufgabe.

PDF oder digitale Einladung fürs Firmenevent: der Unterschied

Bei einer Firmenfeier zählt nicht, wer die Datei geöffnet hat, sondern wer am Donnerstag um 19 Uhr da ist. Ein PDF kann das nicht beantworten. Die digitale Einladung schon, und niemand muss dafür etwas installieren.

• Mit einem PDF weißt du nur, wer die Mail bekommen hat. Ob jemand kommt, erfährst du erst, wenn du nachfragst.
• Bei der digitalen Einladung stehen die Zusagen in einer Liste, direkt auf der Seite, in der Reihenfolge, in der sie eintreffen.
• Die Fragen im Bestätigungsformular legst du selbst fest – was du nicht brauchst, kommt auch nicht rein.
• Gäste öffnen den Link im Browser ihres Handys und antworten auf derselben Seite, auf der sie Uhrzeit und Adresse gelesen haben.

Uhrzeit ändern, ohne den Anhang neu zu verschicken

Der Raum wechselt, das Essen beginnt eine halbe Stunde früher, der Eingang liegt plötzlich auf der Rückseite. Beim PDF heißt das: neue Datei erzeugen, neu verschicken – und die alten Versionen laufen weiter durch die Chats, mit der falschen Uhrzeit.

Bei der digitalen Einladung bleibt der Link derselbe. Du änderst Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder einen Satz zur Begrüßung im Editor, speicherst, und wer den Link danach öffnet, sieht die aktuelle Fassung. Nichts wird nachgedruckt, kein Umschlag geht ein zweites Mal raus.

Was Gäste auf der Seite sehen

Keine Datei zum Herunterladen, sondern eine Seite, die Szene für Szene weiterläuft: Titelbild, ein Wort vom Team, der Ort mit Karte, am Ende der Block zum Zusagen. Bis zu sechs eigene Fotos passen rein, eins davon als Titelbild, und du kannst jedes später austauschen. Dazu Musik. Die Texte füllst du Feld für Feld – Beschriftung, Name des Events, Datum, ein Satz zur Begrüßung, der Ort. Ein Zeichenzähler zeigt dir, wenn etwas zu lang wird für den Bildschirm.

Ein PDF verschickt eine Information. Eine digitale Einladung sammelt Antworten.

Was kostet eine digitale Einladung fürs Firmenevent?

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo. Ein Link für die ganze Gästeliste. Vorher testest du kostenlos: im Testmodus bearbeitest du die Titelseite und siehst sofort das Ergebnis, erst beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Die Seite gibt es in sieben Sprachen – Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch –, und auch die Inhalte der Einladung stellst du pro Sprache ein, wenn euer Team über mehrere Standorte verteilt sitzt.

Zwei Dinge zur Ehrlichkeit: Gedruckt wird hier nichts. Wer eine Karte für die Geschäftsführung oder für die Ablage braucht, kombiniert besser – Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die etwas in der Hand halten wollen. Und deine Gäste brauchen ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Verbindung. Wer keins hat, ist mit dem Ausdruck versorgt.

Wenn du wissen willst, wer kommt, und nicht nur, wer eine Datei bekommen hat: Design aussuchen, Titelseite im Test bearbeiten, Link verschicken. Die Zusagen kommen in der Einladung an, nicht in deinem Postfach.