Digitale Einladung für Firmenevents mit Sponsoren

Donnerstag, zwei Wochen vor dem Firmenevent. Im Postfach liegen sechs Logos in sechs Formaten: eines als JPG mit weißem Kasten, eines quadratisch, eines als PDF. Die digitale Einladung ist im Editor fast fertig, nur die Startseite will keiner neu bauen. Genau dort entscheidet sich, ob ein Partner sichtbar ist oder nur im Kleingedruckten steht. Eine digitale Einladung für ein Firmenevent mit Sponsoren wählst du im Katalog, bestückst sie mit den Logos und verschickst sie noch am selben Tag per Link.

Meist ist nicht das Design das Problem, sondern die Reihenfolge: Wer steht oben, wer unten, wer taucht nur im Dank auf. Drei Regeln reichen, damit Titel und Sponsoren nebeneinander bestehen, und du am Ende nicht sieben Versionen verschickst.

Die Startseite entscheidet, wer auf der digitalen Einladung vorkommt

Teile die Startseite in drei Ebenen: Eventname, Datum und Ort, darunter eine schmale Leiste für Logos. Steht der Hauptsponsor oben rechts, wandert der Rest in diese Leiste, so konkurriert kein Logo mit dem Titel. Bei 200 Gästen und drei Partnern heißt das konkret: Hauptsponsor farbig, die anderen zwei in einer Zeile in Grau. Im Willkommensbild haben später alle drei dasselbe Gewicht. Sechs Logos ohne Rand direkt auf der Startseite lesen sich auf dem Handy wie ein Fleck, und danach schaut niemand mehr auf das Datum.

• Logos vor der Designwahl anfordern: PNG, transparenter Hintergrund, Querformat.
• Drei Ebenen festlegen: Hauptsponsor auf der Startseite, weitere Partner in der unteren Leiste, alle gemeinsam im Dank am Ende.
• Jedem Partner eine Szene geben, in der sein Beitrag auffällt: Getränke beim langen Abendessen, Ton beim letzten Tanz.
• Ein Startfoto und höchstens sechs eigene Fotos einplanen. Das Foto eines Spätentschiedenen tauschst du später aus, ohne den Rest anzufassen.

Jeder Sponsor bekommt seine Szene, nicht alle denselben Platz

Reserviere eine Szene nur für die Partner, zum Beispiel die Szene des Abendessens mit einem eigenen Foto des Raums und dem Logo neben dem Dankestext. Gibt es einen Getränke- und einen Tonpartner, taucht jeder dort auf, wo man seinen Beitrag merkt: der eine beim langen Abendessen, der andere beim letzten Tanz.

Zum Schluss eine Dankesszene mit allen Logos in gleicher Größe. Das ist die Seite, die jemand ein zweites Mal öffnet, wenn er die Uhrzeit nachschauen will, der Sponsor sieht sie also mehr als einmal. Ändert ein Partner sein Logo, tauschst du das Foto im Editor aus, der Link bleibt derselbe.

Ein Logo auf der Einladung ist kein Gefallen. Es ist die Stelle, an der ein Partner zeigt, dass er dabei war.

Was kostet eine digitale Einladung für ein Firmenevent?

29,99 EUR pro Einladung, einmalige Zahlung, kein Abo. Du probierst die Startseite vorher gratis im Testmodus und schaltest mit dem Kauf alle Szenen frei. Will der Vorstand trotzdem Papier, ist die vernünftige Lösung die Kombination: ein Link für alle und ein paar gedruckte Exemplare für die, die sie aufbewahren. So druckst du keine 300 Karten und merkst danach, dass ein Partner sein Logo geändert hat.

Digitale Einladungen für Firmenevents mit Sponsoren: worauf Partner achten

Ein Partner achtet auf drei Dinge: dass sein Logo vor der Speisekarte kommt und denselben Randabstand hat wie die anderen, auf der Startseite, in seiner Szene und im Dank. Dass der Link auf dem Handy seines Teams ohne Installation läuft und die Zusage in zwei Schritten erledigt ist. Und dass sich die Texte pro Sprache einstellen lassen, was hilft, wenn Büros aus mehreren Ländern zusammenkommen. Wähle ein Design aus der Kollektion, teste die Startseite kostenlos mit den Logos deiner Sponsoren und veröffentliche, wenn die Verteilung der Marken klar ist. Die Zusagen landen in einer Liste direkt in der Einladung, du siehst also, wie viele pro Firma kommen. Fehlt ein Logo noch, ergänzt du es im selben Link, ohne Nachdruck und ohne neue Umschläge.