Digitale Einladung: Firmenevent-Vorlage mit T-Shirt-Größe

Donnerstag, zwei Wochen vor dem Kickoff in Amsterdam. Im Chat hängt eine Tabelle mit 34 Namen, und in Spalte G soll jede Person ihre T-Shirt-Größe eintragen. Drei haben es gemacht. Zwei haben die Zeile einer Kollegin überschrieben. Einer fragt, ob S auch groß ausfällt. Eine digitale Einladung macht das anders: Du wählst im Katalog eine Vorlage für dein Firmenevent, stellst die Größenfrage direkt ins RSVP und verschickst den Link noch heute.

Nicht das Design ist der Unterschied, sondern der Ort, an dem eine Antwort landet: nicht in einer Datei, die zehn Leute herumschicken, sondern in der Einladung selbst, sortiert neben dem Namen. Und niemand muss eine Datei öffnen, um zu sehen, wer schon zugesagt hat.

Die T-Shirt-Größe fragt die digitale Einladung ab, nicht die Excel-Tabelle

In der Vorlage aktivierst du eine RSVP-Frage mit festen Optionen: S, M, L, XL, dazu eine Frist. Geantwortet wird beim Bestätigen, nicht drei Tage später im Chat. Die Größe hängt dann an der Person, die sie angegeben hat. Die Optionen sind geschlossen, niemand schreibt „irgendwas zwischen M und L“.

• Größenfrage mit geschlossenen Optionen (S, M, L, XL) und sichtbarer Frist über dem Senden-Button.
• Jede Antwort kommt in derselben Einladung an, in einer sortierten Liste neben dem Namen – keine doppelten Zellen, keine zweite Version der Datei.
• Beim Kickoff in Amsterdam steht die Frage direkt nach der Zusage und vor dem Senden-Button.
• Niemand muss eine fremde Tabelle öffnen, um die eigene Antwort zu prüfen.

Privatsphäre beim Firmenevent: Die Vorlage fragt nur, was sie braucht

Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite mit Link oder QR-Code. Keine geteilte Tabelle, die jeder weiterleiten kann. Kein PDF, in dem die Daten aller stehen. Das Bestätigungsformular wird in der Einladung selbst eingerichtet. Die Größe läuft also nicht durch einen Nachrichten-Thread und landet nicht bei Leuten, die gar nicht zum Event kommen. Kein Login, keine App – nur der Link im Browser.

Beispiel: Das Team sitzt in Lissabon und Madrid. Jede Person antwortet vom Handy. Ob im Zug oder am Schreibtisch: Das Formular liegt direkt in der Seite, installiert wird nichts. Die Bestätigungen erscheinen in der sortierten Liste der Einladung – nicht in einem Dokument, das im Team herumgereicht wird.

Die Größe kommt mit der Zusage, und die Liste liegt nicht mehr bei allen im Postfach.

Nach dem Senden ändern: neue Uhrzeit, gleicher Link

Du veröffentlichst mit einem Button und bekommst die Antworten. Wenn sich Ort oder Dresscode ändern, bearbeitest du die Szene, und der Link bleibt derselbe. Die Gäste sehen die aktuelle Version, ohne dass jemand neu drucken oder einen Umschlag nachschicken muss. Ein zweiter Anlauf mit Papier entfällt. Wird das Afterwork von 18:00 auf 19:30 verschoben, aktualisierst du die Szene; wer schon zugesagt hat, behält seine Antwort.

Digitale Einladungen für Firmenevents: Was die Vorlage können muss und was sie kostet

Achte auf ein Feld pro Angabe – Rubrik, Name des Events, Datum, Satz, Ort – und auf einen Zeichenzähler, damit das Cover nicht überläuft. Testen kannst du gratis: Im Testmodus bearbeitest du die Startseite, ohne zu zahlen. Beim Kauf werden alle Szenen freigeschaltet, mit bis zu 6 eigenen Fotos und Musik. Die Seite gibt es in 7 Sprachen, und du stellst den Inhalt pro Sprache ein – nützlich, wenn Kolleginnen aus Frankreich, Italien oder Deutschland dabei sind. Wenn du willst, dass die Größe von allein ankommt und die Privatsphäre nicht an einer Excel hängt, nimm eine digitale Einladung von Send The Joy: im Browser bearbeiten, mit einem Button veröffentlichen, die Antworten auf derselben Seite einsammeln.