Digitale Einladung: Firmenevent auf dem Schiff – was kostet?

Freitag, 16 Uhr. Das Angebot für das Schiff liegt auf dem Tisch: drei Positionen, eine Endsumme. Was nicht darin steht, ist die Antwort auf die Frage, wie du 60 Leuten sagst, wann sie am Steg sein sollen. Und daran hängt, was ein Firmenevent auf dem Schiff am Ende kostet: Die Personenzahl bestimmt den Cateringposten, die Zusagen bestimmen die Personenzahl. Eine Digitale Einladung aus dem Katalog lässt sich heute noch aufsetzen und verschicken – Link in die Teamgruppe, Zusagen kommen zurück.

Boot und Buffet verhandelst du mit dem Anbieter. Das Bescheidsagen machst du selbst, und es steht auf keiner Rechnung. Beides lässt sich vorbereiten – die Posten vorher, die Zusagen hinterher mit einem Link statt mit drei Chatgruppen.

Was ein Firmenevent auf dem Schiff kostet: Zeitfenster und Köpfe

Frag nach zwei getrennten Blöcken: Zeit auf dem Wasser und Verpflegung. Das Schiff rechnet in Stunden, die Feier rechnet in Personen. Wenn der Anbieter beides vermischt, zahlst du am Ende die Differenz.

• Charter nach Zeitfenster: Ein Dreistunden-Termin mittags und ein Fünfstunden-Termin mit Rückfahrt im Dunkeln kosten nicht dasselbe. Lass dir Crew und Treibstoff ausdrücklich innerhalb des Zeitfensters ausweisen.
• Catering pro Kopf: Der Menüpreis multipliziert sich, sobald Begrüßungsdrink, offene Bar oder ein zweiter Nachschlag dazukommen. Frag nach dem Preis mit und ohne Getränkepauschale.
• Extras, die erst am Schluss auftauchen: DJ und Ton an Deck, Dekoration, Fotograf – und der Aufpreis, wenn ihr an einem anderen Steg ein- oder aussteigt als gebucht.
• Regen und Zeitlimit: Klär vorher, wer zuständig ist, wenn es schüttet (überdachtes Deck oder Plan B an Land) und bis wann die endgültige Personenzahl stehen muss.

Die unsichtbaren Kosten: 80 Zusagen einsammeln

Eine verschobene Uhrzeit sind drei verschiedene Nachrichten: die große Teamgruppe, die Runde der Bereichsleitung und die zwei Kolleginnen, die in der Gruppe grundsätzlich nichts lesen. Jede Info, die du einzeln nachschickst, kostet Zeit, die niemand bezahlt.

Die Liste der Zusagen liegt in einer Tabelle, die veraltet, sobald jemand am Telefon zusagt und es nicht weitergibt. Gedruckte Karten in der Firma haben ihren eigenen Posten: Druckerei, Verteilen im Büro – und der Satz „bei mir ist nichts angekommen“.

Das Schiff buchst du einmal. Erklären musst du es jedem.

Eine Digitale Einladung kostet 29,99 EUR – und wird nicht nachgedruckt

Send The Joy verkauft Digitale Einladungen für 29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Abo: eine eigene Webseite für dein Event, kein PDF und kein Bild. Du teilst einen Link, einen QR-Code oder eine Nachricht in der Teamgruppe, deine Gäste installieren nichts und bestätigen direkt im Browser am Handy. Die Zusagen kommen in einer geordneten Liste innerhalb der Einladung an – keine WhatsApp-Jagd, keine Tabelle, die zwei Leute parallel bearbeiten. Wenn der Bootsvermieter die Anlegezeit erst 24 Stunden vorher bestätigt, bearbeitest du die Einladung, der Link bleibt derselbe und niemand bekommt eine Korrektur zur vorigen Nachricht. Probiert es im Testmodus: Dort bearbeitet ihr die Startseite gratis, mit dem Kauf werden alle Szenen freigeschaltet. Legt die Einladung heute an, dann ist die Uhrzeit geklärt, bevor das Schiff ablegt.