Digitale Einladung für euer Firmenevent auf dem Rooftop

Kurz vor acht klingelt das Telefon am Empfang. Unten steht jemand vor dem falschen Aufzug, oben läuft schon die erste Runde Wasser mit Zitrone. So sieht es aus, wenn eine Firmenfeier auf dem Rooftop mit einem PDF angekündigt wurde, in dem nur Datum und Straße stehen. Eine Digitale Einladung macht daraus eine eigene Seite für euer Firmenevent auf dem Rooftop: Uhrzeit, Weg nach oben und Zusage an einer Stelle. Ihr könnt sie heute aus dem Katalog heraus bauen und verschicken.

Der Unterschied ist klein und trotzdem zu merken. Der Gast liest eine Seite statt vier Nachrichten. Und wenn die Uhrzeit um zwanzig Minuten rutscht, ändert ihr sie einmal, statt den halben Verteiler anzurufen.

Was eine Digitale Einladung für ein Firmenevent auf dem Rooftop leisten muss

Eine Terrasse über der Stadt hat eigene Regeln. Die gehören auf die Seite und nicht in eine Sprachnachricht, die niemand zweimal hört. Vier Punkte decken fast alle Rückfragen ab, die sonst am Abend am Empfang landen.

• Firmenname, Datum und die genaue Uhrzeit auf der Startseite – der Editor zählt die Zeichen mit, damit nichts abgeschnitten wird.
• Ein Dresscode, der weiterhilft: „smart casual, besser keine spitzen Absätze wegen des Kieses“ sagt mehr als „festlich“.
• Der Zugang in einer eigenen Zeile: welcher Aufzug, welche Seitentür, wen man am Empfang nennt.
• Bis zu sechs eigene Fotos von der Terrasse, eines als Titelbild markiert, die übrigen als Rahmen für die einzelnen Szenen.

Die besten digitalen Einladungen fürs Firmenevent erkennt man daran, was sich später ändern lässt

Ein Rooftop-Termin im Juni ist eine Wette aufs Wetter. Ändert ihr Uhrzeit, Ort, Kartenausschnitt oder Dresscode, bleibt der Link derselbe, und die Gäste sehen die aktuelle Version. Niemand druckt Umschläge nach, niemand bekommt eine zweite Nachricht. Im Editor tippt ihr den Text, die Vorschau aktualisiert sich sofort, ohne Neuladen. Auch Fotos lassen sich später austauschen oder neu zuschneiden. Im Testmodus bearbeitet ihr die Startseite kostenlos; alle Szenen der Einladung werden erst mit dem Kauf freigeschaltet.

Die Zusage landet in der Einladung selbst, als geordnete Liste – nicht zwischen achtzig Nachrichten im Bürochat. Die Fragen im Formular legt ihr vorher fest. Name und Team sind sinnvoller als ein freies Feld, in das jeder etwas anderes schreibt. Eure Gäste öffnen den Link im Browser, ohne App, und antworten auf dem Handy an derselben Stelle, an der sie die Uhrzeit gelesen haben. Wer nicht geantwortet hat, steht auch nicht in der Liste – ihr müsst nur an einer Stelle nachsehen.

Ein Link, den man nach dem Senden noch ändern kann, spart den zweiten Verteiler.

29,99 Euro, einmal bezahlt – und wo die Digitale Einladung aufhört

Der Preis steht fest: 29,99 Euro pro Einladung, einmal gezahlt, ohne Abo. Die Seite läuft im Browser und lässt sich auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch oder Portugiesisch einrichten – nützlich, wenn Kollegen aus anderen Standorten anreisen. Ehrlich gesagt wird hier nichts gedruckt. Wenn euer Office eine Papierfassung für die Ablage will, ist der vernünftige Weg der Link für alle plus ein paar ausgedruckte Seiten für die, die sie wirklich aufheben. Stehen Datum und Terrasse, fehlt nur noch die Einladung selbst: Design im Katalog wählen, im Testmodus die Startseite anpassen, kaufen und den Link verschicken. Spätere Korrekturen sind inbegriffen – gleicher Link, neue Version.