Digitale Einladung: Fehler bei Firmenevents mit Presse

Es ist 22:40, du sitzt über dem Pressekit, und im Verteiler steckt noch der Link von gestern. Eine Redakteurin klickt ihn an, landet auf der Seite mit der internen Agenda und der Anfahrt für das Team – und zitiert am nächsten Morgen genau das. Solche Fehler bei der digitalen Einladung für Firmenveranstaltungen mit Presse passieren selten aus Schlamperei. Sie passieren, weil zwei Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen denselben Zugang bekommen. Eine Digitale Einladung kannst du heute noch im Katalog anlegen und verschicken – du musst nur vorher entscheiden, wer welchen Link bekommt.

Die Trennung ist keine Formalie. Der Gästelink enthält Ablauf, Adresse und Zeiten. Der Pressezugang enthält, was zitiert werden darf: was passiert, wann es passiert und wer spricht. Wer beides in eine Seite packt, korrigiert es am Abend vor dem Event – mit dem Handy in der einen und dem Pressekit in der anderen Hand.

Ein Link für alle: der häufigste Fehler bei der digitalen Einladung mit Presse

Der QR-Code auf dem Pressekit ist der Klassiker: Er zeigt auf dieselbe Seite wie die Einladung der Gäste, also auf alles – interne Agenda, Probe, Teamraum. Am Akkreditierungstisch liegt dann ein zweiter Code, und die Redaktion hat zwei Versionen, du zwei Wahrheiten. Entscheide den Verteiler im ersten Schritt: eigener Zugang für die Presse, Gästelink für die Feier. Nicht in der Nacht davor.

• Zwei Zugänge von Anfang an: ein Link für die Gäste, ein eigener Link oder QR-Code für die Akkreditierung.
• Kein QR-Code aus dem Pressekit, der auf die komplette Gästeseite führt.
• Name, E-Mail und Mobilnummer der Presseansprechpartnerin stehen in der Einladung selbst.
• Embargo mit Uhrzeit und Zeitzone (MEZ) neben dem Datum notieren, nicht im Betreff verstecken.

Die Presse braucht nicht dieselbe Nachricht wie der Gast

Eine Redakteurin will drei Dinge wissen: was passiert, wann es passiert und wer spricht. Alles andere liest sie später oder gar nicht. Die Zeile auf der Startseite ist für den Gast geschrieben, das Hintergrundmaterial für die Redaktion. Ziehst du beides in einen Text, wird der eine zu lang und der andere zu dünn.

Das Embargo gehört neben das Datum, mit Uhrzeit und Zeitzone. Ein „demnächst“ im Betreff ist keine Sperrfrist, sondern eine Einladung, früher zu veröffentlichen. Schreib außerdem in die Einladung, wen man anrufen kann: Wer keine Nummer findet, ruft die Zentrale an. Das gilt auch dann, wenn du Digitale Einladungen für mehrere Termine im Jahr verschickst – die Nummer bleibt, der Ansprechpartner vielleicht nicht.

Zwei Links, eine Veranstaltung: Wer Gäste und Presse auf dieselbe Seite schickt, bekommt eine Schlagzeile, die er nicht geschrieben hat.

So erstellst du eine Digitale Einladung mit zwei getrennten Wegen

Im Testmodus bearbeitest du die Startseite, ohne zu zahlen, und siehst, was die Redaktion sieht: Eventname, Datum, Ort, Uhrzeit. Beim Kauf für 29,99 EUR (einmalig) werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet, und die Vorschau aktualisiert sich sofort, ohne Neuladen. Bis zu 6 eigene Fotos lädst du hoch und tauschst das Titelbild später aus – das Foto vom letzten Jahr fällt in der ersten Szene auf. Für die Akkreditierung legst du eine eigene Seite an und teilst sie per Link oder QR-Code; der Gästelink bleibt unberührt. Ändert sich kurz vorher der Raum der Pressekonferenz? Ort in der Einladung ändern, fertig: Der Link bleibt derselbe, niemand braucht eine zweite Mail. Die Zusagen landen in einer sortierten Liste in derselben Einladung, die Fragen im Formular stellst du so, wie du sie brauchst. Gäste öffnen alles im Browser, ohne App. Wenn Gäste und Presse denselben Link teilen, schreibt am Ende jemand anders die Überschrift.