Digitale Einladung Firmenevent: Presse per QR akkreditieren

Es ist 8:50 Uhr, der Presse-Eingang öffnet in zehn Minuten, und drei Leute halten ihr Handy an denselben QR-Code auf einem A4-Blatt. Der Erste scannt, die Zweite wartet, der Dritte fragt, ob er zur Kamera-Crew von Redaktion B gehört. Hinter dir will jemand wissen, ab wann die Sperrfrist gilt – und du suchst in einer Mail mit vierzehn Antworten nach dem Satz, den du vor zwei Wochen geschrieben hast.

So ein Morgen entscheidet, ob die Pressearbeit am Abend funktioniert. Nicht auf der Bühne, sondern am Empfang. Eine digitale Einladung für dein Firmenevent ist dabei kein schöneres PDF, sondern eine Seite mit einem Link, den du später noch ändern kannst – und mit Platz für alles, was eine Redaktion vorher wissen muss.

Pro Redaktion ein eigener QR-Code

Ein Link kann alles, was eine gedruckte Akkreditierungskarte kann, nur für mehrere Leute gleichzeitig. Du verschickst pro Redaktion einen eigenen Link: einen an die Textredaktion, einen an das Kamerateam, einen an die Fotografin, die nur zwanzig Minuten bleibt. Am Eingang steht dann niemand hinter dem anderen, weil ein einziges Blatt durch zwanzig Hände geht. Wer nur kurz vorbeikommt, braucht keinen eigenen Zugang – ein Link pro Redaktion reicht.

• Ein Link oder QR-Code pro Medium und pro Team – Text, Foto und Kamera getrennt.
• Akkreditierungsdaten gleich in die Zusage: Medium, Name, Funktion. Nicht in einen Mailverlauf mit zwölf Antworten.
• Presse-Eingang 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn, mit einer Ansprechperson und einer Nummer, die dann auch abgenommen wird.
• Ein Abschnitt «Für die Redaktion» mit Interviewfenster, Fotostandpunkt und den harten Fakten zum Termin.

Sperrfrist mit Datum und Uhrzeit

«Frei nach der Keynote» ist keine Angabe, mit der eine Redaktion planen kann. Schreib Datum und Uhrzeit hin, so wie du sie in den Kalender eintragen würdest: frei ab 14. Oktober, 17:00 Uhr. Dann weiß die Online-Redaktion, wann sie veröffentlichen darf, und der Kollege im Nachtdienst weiß, wann er loslegt.

Zwei Sätze Klartext schlagen eine halbe Seite Rechtstext: Was ist frei, ab wann, und wer bestätigt die Freigabe? Dazu ein Satz zum Fotostandpunkt: wo die Kamera stehen darf und wo nicht. Steht das einmal in der Einladung, musst du es am Telefon nicht dreimal erklären. Und wenn sich der Freigabezeitpunkt verschiebt, änderst du die Zeile – der Link bleibt derselbe.

Eine Sperrfrist schreibt man in Zahlen: Datum, Uhrzeit und der Name der Person, die die Freigabe bestätigt.

Digitale Einladung Firmenevent: ein Link für die Presse, der sich ändern darf

Verschiebt sich der Termin von 11:00 auf 12:30 in Halle 3, bleibt der Link derselbe. Die Einladung selbst ist eine Webseite: Deine Redaktion öffnet sie im Browser, ohne App und ohne Download. Du änderst die Uhrzeit im Editor, und die Redaktion sieht beim nächsten Öffnen die neue Fassung. Kein zweiter Versand, keine neuen Umschläge, keine Mail mit «bitte ignoriert meine Nachricht von gestern». Auch Anfahrt und Einlasshinweis lassen sich nachträglich anpassen. Zusagen landen in einer sortierten Liste in der Einladung, nicht zwischen vierzig WhatsApp-Nachrichten – die Fragen im Formular legst du selbst fest. Automatische Erinnerungen verschickt Send The Joy nicht: Wer drei Tage vorher noch fehlt, wird angerufen. Plane diese Runde ein. Leg deinen Entwurf an, sieh dir die Szene für die Redaktion an und teste ihn kostenlos, bevor du die 29,99 EUR bezahlst.