Digitale Einladung Firmenevent: Preis und Check-in QR

Donnerstag, 18:40, Büro in Zürich-Enge. Auf dem Tisch liegt ein Budgetblatt für die Firmenfeier im März, daneben zwei Notizen: eine mit dem Preis für die Digitale Einladung, eine mit einer Zahl für den Check-in am Eingang. Beide stehen unter derselben Überschrift. Genau da fängt der Rechenfehler an. Eine Digitale Einladung fürs Firmenevent mit QR-Code kannst du heute aus dem Katalog bauen und noch am selben Abend verschicken. Der Check-in am Eingang ist ein anderer Posten.

Das eine ist eine Seite im Netz, die du einmal kaufst und danach beliebig oft änderst. Das andere ist ein Dienst am Abend selbst, mit Gerät und Personal. Wer beides in einen Topf wirft, rechnet doppelt – oder steht um 18:00 an der Tür und merkt, dass niemand für die Scans bezahlt hat.

Digitale Einladung zum Festpreis: was 29,99 EUR abdecken

29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo. Dafür bekommst du eine eigene Webseite mit Szenen, bis zu sechs eigenen Fotos, Musik und einem RSVP-Formular, dessen Fragen du selbst einstellst. Die Einladung ist kein PDF und kein Bild zum Ausdrucken – Papier, Druck und Versand sind deshalb auch nicht im Preis. Für ein Firmenevent heißt das: Du änderst Uhrzeit, Ort oder Dresscode im Browser, der Link bleibt derselbe, und niemand muss eine neue Version herumschicken. Fragt später jemand nach dem Beginn, schickst du einfach denselben Link noch mal.

• Ändert sich die Location, tauschst du Adresse und Karte in derselben Einladung – auch nach dem Verschicken.
• Sieben Sprachen, der Inhalt ist pro Sprache einstellbar: Deutsch und Englisch parallel sind in Zürich der Normalfall.
• Bis zu sechs eigene Fotos, Titel und Musik setzt du im Joy Studio ein und ersetzt sie später wieder.
• Die Antworten aus dem RSVP landen in einer Liste, die du vor dem Event einmal durchgehst.

Check-in per QR: was die Einladung leistet und was nicht

Der QR-Code ist hier ein Weg zur Einladung. Wer ihn scannt, landet im Browser auf der Seite – ohne App, ohne Download. Gäste öffnen sie auf dem Handy, am Tablet oder am Laptop und antworten direkt im Formular. Dieses QR liest keine Tickets, es kontrolliert keinen Zutritt und es zählt niemanden.

Brauchst du am Eingang wirklich ein Scan-Gerät, ist das ein separates System mit eigenem Preis. Frag vor der Zusage, ob pro Abend oder pro Person abgerechnet wird. Die Einladung nimmt dir dafür die Nachfragen ab: Antworten kommen im Formular an und stehen geordnet in einer Liste, statt in drei WhatsApp-Verläufen.

Der QR öffnet die Einladung. Wer am Eingang scannt, hat ein anderes System – und eine eigene Rechnung.

Was kostet eine Digitale Einladung – und was treibt das Budget?

Der Preis pro Einladung ist fix, die Schwankungen sitzen woanders: am Empfang, an der Tür, bei den Rückfragen danach. Überleg dir vorher, ob du eine Einladung pro Person verschickst oder eine pro Team, das gemeinsam antwortet. Bei Feiern mit Begleitung ist pro Person meist klarer, weil du dann siehst, mit wem du rechnen kannst.

• Anzahl: eine Einladung pro Person oder eine pro Team.
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch – der Inhalt ist pro Sprache einstellbar.
• Was sich oft ändert: Zeit, Adresse, Karte, Dresscode. Alles im Browser, ohne neu zu verschicken.
• Eingang: entscheide, ob du ein separates Scan-System brauchst, und hol dafür einen Preis.

Wenn dein Event in Zürich stattfindet und Gäste auf Deutsch und Englisch lesen sollen, bau die Einladung heute im Katalog, probier die Titelseite gratis im Joy Studio und kauf erst, wenn der Entwurf sitzt. 29,99 EUR, einmal bezahlt, geteilt per Link oder QR-Code. Die Tür planst du getrennt.